حدود 83٪ از کارکنان تا 33٪ از هفته کاری خود را در جلسهها سپری میکنند.
در صورت تمایل به اطلاعات بیشتر در مورد جلسهها، متن زیر این اطلاعات را در اختیار شما قرار میدهد.
آمار اتلاف وقت در جلسهها
جلسهها بخش ضروری کسبوکار هستند، اما میتوانند عامل اصلی اتلاف وقت نیز باشند.
در واقع، مطالعات نشان میدهد که کارکنان بهطور متوسط 31 ساعت در ماه را در جلسهها سپری میکنند و 50٪ از این زمان تلفشده در نظر گرفته میشود.
در ادامه آمار بیشتری ارائه میشود که بر میزان وقت تلفشده در جلسهها تأکید میکند:
۳۰ واقعیت درباره جلسهها
- هر کارمند به طور متوسط در هر ماه در 62 جلسه شرکت میکند.
- جلسهها 15٪ از زمان جمعی یک سازمان را به خود اختصاص میدهند.
- مدیران اجرایی بهطور متوسط 23 ساعت در هفته را در جلسهها سپری میکنند.
- 71٪ از مدیران ارشد معتقدند که جلسهها غیرمولد و ناکارآمد هستند.
- تنها 50٪ از کارکنان احساس میکنند ایدههایشان در طول جلسهها شنیده میشود (احتمالا توجه موثر به ایدهها کمتر ۵۰ درصد است).
- بیش از 60٪ از کارکنان در طول جلسهها مجازی به چند کار مشغول میشوند (همزمان کارهای دیگری انجام میدهند).
- تخمین زده میشود که 50٪ از زمان جلسهها صرف موضوعهای نا مربوط میشود.
- صحبت کارکنان خانم در طول جلسهها بیشتر از کارکنان مرد قطع میشود.
- کارکنانی که نزدیکتر به رهبر جلسه مینشینند، بیشتر از کسانی که دورتر مینشینند صحبت میکنند.
- هزینه متوسط هر ساعت برای یک اتاق جلسه 50 تا 100 دلار است.
- هزینه متوسط به ازای هر شرکتکننده برای یک جلسه بین 500 تا 1000 دلار در روز است.
- شرکتهای با کمتر از 50 کارمند بهطور متوسط سالانه 18,000 دلار بر روی جلسههای غیرمولد هدر میدهند.
- سازمانهای با بیش از 100 کارمند بهطور متوسط سالانه 420,000 دلار بر روی جلسههای غیرمولد هدر میدهند.
- تنها 37٪ از سازمانها بازدهی و اثربخشی جلسههای خود را رصد و پیگیری میکنند.
- جلسههایی که در بعدازظهرها برنامهریزی میشوند، معمولاً کمبازدهتر از جلسههایی هستند که برای صبح برنامهریزی شدهاند.
- بیش از نیمی از تمام شرکتکنندگان میگویند که برای انجام کارهایشان نیاز دارند در جلسههای کمتر یا کوتاهتری شرکت کنند.
- کارکنان بهطور متوسط چهار ساعت در هفته را صرف آمادهسازی برای جلسههای بهروزرسانی وضعیت میکنند.
- تنها یکسوم از افراد مورد بررسی گفتند که شرکتهای آنها قوانینی در مورد استفاده از فناوری درخلال جلسههای حضوری و چهرهبهچهره دارد.
- نزدیک به نیمی (47٪) از افراد گفتند در جلسههایی شرکت کردهاند که آنقدر طولانی بوده، در جلسه خوابشان بردهاست.
- حدود دو سوم (67٪) اعتراف کردند که در حین شرکت در یک کنفرانس ویدیویی کار دیگری انجام میدهند.
- تقریباً سه چهارم (74٪) گفتند که در خلال یک کنفرانس ویدیویی صفحه نمایش شخص دیگری حواسشان را پرت کرده است.
- ابزارهای همکاری آنلاین میتوانند تا 30٪ بهرهوری تیم را افزایش دهند.
- اکثریت (86٪) معتقد بودند که فناوری، ارتباطات درون تیمها، از جمله همکاران دورکار را بهبود بخشیده است.
- یک نظرسنجی نشان داد که نزدیک به نیمی (49٪) از افراد معتقد هستند، اگر مجبور به شرکت در جلسههای سازمانیشان نبودند، میتوانستند مولدتر عمل کنند.
- بیشتر پاسخدهندگان (56٪) تصور میکنند که مشارکت و درگیری در رویدادهای آنلاین در مقایسه با رویدادهای حضوری سختتر است.
- یک مطالعه نشان داد افرادی که متناوبا در جلسهها و گردهماییهای طولانی کسبوکاری شرکت میکنند، بیشتر احتمال دارد از علائم افسردگی و اضطراب رنج ببرند.
- در یک نظرسنجی مشخص شدهاست که تنها حدود یک چهارم (28٪) افراد تصور میکنند که بیشتر جلسهها و گردهماییهای کسبوکاری مولد هستند.
- مطالعات نشان دادهاند که در یک جلسه یا گردهمایی، پرسش از تمامی حاضران که آیا با چیزی موافق هستند پیش از اقدام میتواند به نتایج و تصمیمگیریهای بهتری منجر شود.
- یک تحلیل نشان داد که در صورت استفاده از جلسههای آنلاین در محیطهای کاری، میتوان سالانه تا ۱۱ میلیون دلار در هر شرکت در هزینههای سفر صرفهجویی کرد.
- یک مطالعه نشان میدهد که حضور تعداد زیادی از افراد در فرآیند تصمیمگیری به صورت همزمان میتواند روند را کند کرده و کارایی را تا نزدیک به یک سوم کاهش دهد.
تجمیع برخی یافتهها درباره جلسهها
۱ جلسهها اغلب بسیار طولانی هستند
متوسط مدت یک جلسه 31 تا 60 دقیقه است، اما مطالعات نشان میدهد که طول مدت جلسه در واقع 15 تا 20 دقیقه است. با این وجود، 73٪ از جلسهها همچنان بیش از 30 دقیقه طول میکشند.
۲ جلسهها اغلب غیرمولد هستند
بر اساس یک نظرسنجی توسط Salary.com، 47٪ از کارکنان، جلسهها را بزرگترین عامل اتلاف وقت در محل کار میدانند. علاوه بر این، 39٪ از کارکنان اعتراف کردند که در طی یک جلسه چرت زدهاند و 91٪ نیز اعتراف کردند که در حال خیالپردازی بودهاند.
۳ جلسهها اغلب غیرضروری هستند
یک مطالعه توسط Bain & Company نشان داد که 15٪ از زمان جمعی یک سازمان در جلسهها سپری میشود و 50٪ از این جلسهها غیرضروری تلقی میشوند. این بدان معناست که سازمانها مقدار قابل توجهی از زمان و منابع خود را بر در جلسههایی که به نتیجه نهایی (سود) کمکی نمیکنند، هدر میدهند.
4 برنامهریزی در اغلب جلسهها ضعیف است.
بر اساس یک نظرسنجی انجام شده توسط Harvard Business Review، تنها 17٪ از مدیران اجرایی معتقدند که جلسههایشان مولد و ارزشمند است. این امر عمدتاً به دلیل برنامهریزی ضعیف و فقدان آمادگی است. در واقع، 63٪ از جلسهها دستور از پیش تعیینشدهای ندارند و 37٪ اساسا هیچ دستور برنامهای ندارند.
۵ حواسپرتی در جلسهها
اغلب در جلسهها، تلفنهای همراه یا سایر دستگاههای باعث حواسپرتی حاضران میشود. یک مطالعه توسط دانشگاه کالیفرنیا نشان داد که بهطور متوسط 23 دقیقه و 15 ثانیه طول میکشد تا پس از وقفه، فرد دوباره بهصورت متمرکز وظیفه خود را دنبال کند. این بدان معناست که هر بار که یکی از حاضران در جلسه تلفن خود را چک میکند، در حال هدر دادن زمان ارزشمند است.
در نتیجه، جلسهها یک شر ضروری در دنیای کسبوکار قلمداد میشوند، که میتوانند عامل جدی اتلاف وقت باشند. با توجه به مدت جلسه، بهرهوری، ضرورت، برنامهریزی و اطلاع از عوامل حواسپرتیها، سازمانها میتوانند میزان وقت تلفشده در جلسهها را کاهش داده و بهرهوری کلی را افزایش دهند.
هزینه زمان تلفشده در جلسهها
اتلاف وقت در جلسهها تنها یک مسئله بهرهوری نیست، بلکه تأثیر مالی نیز بر سازمانها دارد. بر اساس گزارش Doodle، هزینه جلسههای ناکارآمد و غیرمولد تنها در ایالات متحده سالانه به 399 میلیارد دلار میرسد.
این هزینه شامل حقوق کارکنانی است که در جلسه شرکت میکنند و همچنین هزینههای غیرمستقیم مانند بهرهوری از دست رفته و پروژههای به تأخیر افتاده است. علاوه بر این، اگر جلسهها خارج از ساعت کاری معمول برگزار شوند، سازمانها ممکن است هزینههای اضافی همانند اضافهکاری یا هزینههای سفر را نیز متحمل شوند.
برای سازمانها مهم است که تأثیر مالی زمان تلفشده در جلسهها را مورد توجه قرار دهند و برای کاهش آن اقدام کنند. با بهینهسازی مدت جلسهها، بهبود بهرهوری، کاهش جلسههای غیرضروری و اجرای روشهای برنامهریزی بهتر، سازمانها میتوانند مقادیر قابل ملاحظهای از منابع را صرفهجویی کرده و نتیجه نهایی (سود) خود را افزایش دهند.
در بسیاری موارد جلسهها گزینه مناسبی برای استفاده از وقت شما نیستند و نتیجه آن میتواند از دست دادن زمان زیادی از روز کاری شما باشد. با توجه به اینکه متوسط طول دامنه (Span) توجه و تمرکز تنها 8.25 ثانیه است، جای تعجب نیست که بسیاری از افراد در خلال جلسهها حوصلهشان سر برود.
تأثیر فناوری بر کارایی جلسهها
فناوری روش کار ما را تغییر داده و تأثیر قابل توجهی نیز بر کارایی جلسهها داشته است. با ظهور کنفرانس ویدیویی، اشتراکگذاری صفحه و ابزارهای همکاری، اکنون جلسهها میتوانند از راه دور و با شرکتکنندگانی از سراسر جهان برگزار شوند.
در حالی که فناوری قطعاً میتواند با امکان مشارکت از راه دور و همکاری در زمان واقعی، جلسهها را کارآمدتر کند، اما میتواند یک شمشیر دو لبه نیز باشد. به عنوان مثال، مشکلات فنی همانند اتصال ضعیف اینترنت ایراد و عیب دستگاهها میتواند به سرعت یک جلسه را از مسیر خارج کرده و زمان ارزشمند را هدر دهد.
علاوه بر این، استفاده از فناوری در جلسهها میتواند منجر به حواسپرتیهایی همانند چک کردن ایمیل یا مرور شبکههای اجتماعی شود. این امر به ویژه برای شرکتکنندگان از راه دور که ممکن است در خلال جلسههای مجازی کمتر احساس درگیری یا پاسخگویی دارند، بیشتر رخ دهد.
برای بهینهسازی جلسهها بهویژه در هنگام استفاده از فناوری، مهم است که دستورالعملها و انتظارهای واضحی برای مشارکت کنندگان تعیین و بیان شود. این دستورالعملها میتواند شامل تعیین قوانین پایه برای استفاده از دستگاههای مختلف در خلال جلسهها و یا آموزش در مورد چگونگی استفاده مؤثر از ابزارهای همکاری باشد.
به طور کلی، در حالی که فناوری پتانسیل بهبود کارایی جلسهها را دارد، مهم است که معایب آن را در نظر گرفته و برای کاهش آنها اقدام کرد تا احتمال برگزاری جلسههای مولد و مؤثر بیشتر شوند.
راهبردهایی برای مولدتر کردن جلسهها
در حالی که جلسهها اغلب به عنوان اتلاف وقت تصور میشوند، اما بهبود آنها حتما امکانپذیر است. با اجرای برخی راهبردهای ساده، سازمانها میتوانند جلسههای خود را مولدتر و کارآمدتر کنند. برخی از این راهبردها عبارتند از:
۱ تعیین اهداف واضح و یک دستور جلسه
پیش از هر جلسه، مهم است که اهداف واضحی تعیین کرده و متناسب با آن برنامهای برای جلسه تعیین شود بهگونهای که مشخص کنند مواردی که قرار است در جلسه مورد گفتگو و بررسی قرار گیرد، باشد. این نه تنها به راهبری و هدایت مسیر جلسه کمک میکند، بلکه میتوان اطمینان یافت که تمامی شرکتکنندگان میدانند که از آنها چه انتظاری میرود
۲ کوتاه و متمرکز نگهداشتن جلسهها
همانطور که پیشتر اشاره شد، جلسههای کوتاهتر معمولاً موثرتر و مولدتر از جلسههای طولانی هستند. برای اطمینان از متمرکز ماندن در جلسهها، تلاش کنید تا حد امکان در مدت زمانی کمتر از ۲۰ دقیقه برگزار شوند.
۳ تشویق مشارکت تمامی شرکتکنندگان
یکی از بزرگترین چالشها در جلسهها، درگیر کردن و مشارکت تمامی حاضران است. برای تشویق به مشارکت، سعی کنید فضایی امن ایجاد کنید، بهگونهای که تمامی شرکتکنندگان در به اشتراگ گذاشتن افکار و ایدههای خود احساس راحتی داشته باشند و در عینحال نگران طرح دیدگاههای متفاوت نباشند.
۴ استفاده مؤثر از فناوری
همانطور که پیشتر اشاره شد، فناوری میتواند برای جلسهها هم یک نعمت و هم یک نفرین باشد. برای استفاده مؤثر از فناوری، مطمئن شوید که همه به ابزارهای مورد نیاز خود دسترسی دارند و در صورت لزوم برای بهکارگیری آنها به افراد آموزش دهید.
۵ پیگیری پس از جلسه
پس از پایان جلسه، حتماً تصمیمها را از شرکتکنندگان پیگیری کنید تا اطمینان بیابید که همه در مورد مراحل بعدی و اقدامهای عملیاتی برداشت یکسان و هماهنگی دارند. این نه تنها به پاسخگو نگه داشتن همه کمک میکند، بلکه این اطمینان را نیز ایجاد میکند که چیزی از قلم نمیافتد.
با اجرای این راهبردها، سازمانها میتوانند جلسههای خود را به جلسههای موثر و مولد تبدیل کنند. جایی که ایدهها به اشتراک گذاشته شده و مشکلات حل میشوند و در مسیر تحقق اهداف کسب و کار، پیشرفت حاصل میشود.
منبع: www.goldenstepsaba.com
در صورت تمایل در شبکههای اجتماعی با من همراه باشید.
