فشار معمول برای تکمیل پروژه در چارچوب زمانی محدود یا محدودیت مالی باعث می‌شود برخی جنبه‌های مهم تاثیرگذار بر پروژه را نادیده بگیرند یا از برخی کارها سرسری و ناقص عبور کنند.

برای موفقیت در یک پروژه از دام‌های متداول زیر بگریزید و با رسیدگی و پرداختن به مسایل در زودترین زمان ممکن (هر چه زودتر، بهتر)، به کاهش پیامدهای منفی آنها کمک کنید:

  • تعریف مبهم اهداف پروژه: اهداف پروژه نتایج و پیامدهایی هستند که لازم است برای موفقیت پروژه محقق شوند. هر چه اهداف دقیق‌تر تعریف شوند، برآورد منابع و زمان مورد نیاز برای تحقق آنها ساده‌تر خواهد بود و در عین‌حال شما و مخاطبان‌تان (ذی‌نفعان پروژه)، راحت‌تر می‌توانند تحقق آنها را اعتبارسنجی و تایید کنند. اطمینان بیابید اهداف پروژه دارای شاخص و سنجه هستند (ویژگی از هدف که بر مبنای آن می‌توانید تحقق هدف را تشخیص دهید) و در عین‌حال دارای ویژگی‌ها، مشخصه‌ها یا اندازه‌گیری‌های صریحی هستند (مقادیری که موید تحقق موفقیت‌آمیز اهداف هستند).
    • بی‌توجهی به مخاطبان (ذی‌نفعان) ‌کلیدی: اطمینان بیابید که محرک‌های پروژه (افرادی که موفقیت پروژه و آنچه باید برای تحقق آنها محقق شود را تعریف می‌کنند) و حامیان پروژه (افرادی که امکان اجرا و تکمیل پروژه مورد نظر را برای شما فراهم می‌کنند) را شناسایی کرده‌اید. کاربران نهایی، مهم‌ترین محرک‌هایی هستند که همواره باید تحت نظر قرار گیرند.

    توضیح: در استانداردهای مدیریت پروژه به‌جای مخاطبان، محرک‌ها و حامیان،‌ از واژه عمومی ذی‌نفعان استفاده می‌شود.شکست در مستندسازی فرضیات: افراد تقریبا همیشه فرضیاتی را برای پروژه‌های خود در نظر می‌گیرند، با این حال به طور معمول مستندسازی و اطلاع‌رسانی آنها را فراموش می‌کنند، چرا که تصور می‌کنند دیگران نیز همین فرضیات را دارند. مستندسازی فرضیات این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد که اطمینان بیابید

    • سایرین نیز در چارچوب همین فرضیات کار می‌کنند و در عین‌حال به‌طور دوره‌ای به تیم پروژه یادآور می‌شود که تحقق برخی مفروضات یا فاقد اعتبار شدن برخی دیگر را بررسی و فرضیات جدید را نیز مستند کنند.
    • تلاش برای بازگشت به برنامه زمانی: بازگشت به چارچوب برنامه زمانی مصوب، مستلزم تلاش برای تامین منابعی است که تصور می‌کنید به شما امکان موفقیت در پروژه را خواهند داد. با این‌حال به طور معمول این پرسش مطرح می‌شود که چه میزان احتمال دارد که بتوانید این منابع مازاد را تجهیز کنید. به جای تلاش برای بازگشت به چارچوب برنامه زمانی، ابتدا برآوردی واقع‌بینانه از منابع مازاد قابل تامین (با احتمال بالا) داشته باشید و براساس آن و در چارچوب مقدورات پروژه گزینه‌های مختلف برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه را بررسی و مناسب‌ترین گزینه را انتخاب کنید.
    • عدم دریافت کتبی تعهدات کلیدی و اصلی: نگارش تعهد به موارد و جنبه‌های کلیدی و دریافت تایید افراد مرتبط بر روی آن به شفافیت تفاوت احتمالی برداشت‌ها کمک می‌کند (در بسیاری موارد تصور می‌کنیم قصد و تعهد افراد برای‌مان شفاف است، اما در عمل در می‌یابیم که برداشت‌مان درست نبوده است.
    • نگارش و تایید مکتوب موارد مهم به دقت و در نهایت شفافیت بیشتر منجر می‌شود). همچنین نگارش به دقت بیشتر در ارتباطات به‌خاطر سپاری تعهدات منجر می‌شود و افراد را تشویق می‌کند که در صورت ضرورت تعهدات خود را اصلاح کنند.
    • ناکامی در به‌روز نگه‌داشتن برنامه‌ها: اگر پروژه‌ای مطابق برنامه پیش می‌رود، شما و اعضای تیم‌تان باید به طور مرتب آخرین ویرایش برنامه پروژه‌ را بررسی و در مورد آن گفتگو کنید، به‌گونه‌ای که اطمینان بیابد تمامی اعضای تیم درک مشترکی از آنچه باید برای موفقیت پروژه انجام شود،‌به دست آورده‌اند. عدم به‌روز رسانی برنامه‌های پروژه به این معنا خواهد بود که شما منبع و مرجعی برای تشریح آنچه برای انجام موفق کارهای پروژه لازم است،‌ در دسترس ندارید.
      • همچنین عدم به‌روز رسانی نشانه‌ای از کم اهمیت بودن پایبندی به آخرین ویرایش از برنامه پروژه است، نگرشی که به میزان قابل توجهی احتمال موفقیت پروژه را کاهش خواهد داد.

       

       

      عدم پیش‌‌بینی سازوکار رسمی برای کنترل تغییرات: عدم پیروی از یک فرآيند رسمی برای ارزیابی پیامدهای تغییرات پروژه، احتمال نادیده گرفتن شدن برخی پیامدهای مهم در هنگام تصمیم‌گیری در مورد
    • عدم پیش‌‌بینی سازوکار رسمی برای کنترل تغییرات: عدم پیروی از یک فرآيند رسمی برای ارزیابی پیامدهای تغییرات پروژه، احتمال نادیده گرفتن شدن برخی پیامدهای مهم در هنگام تصمیم‌گیری در مورد آثار تغییر درخواستی را افزایش می‌دهد و در عین‌حال ممکن است برخی افراد متاثر از پیامد تغییرات به موقع و دقیق از تغییر و پیامدهای آن مطلع نشوند.
      • عدم برقراری ارتباط موثر: ارتباطات غیر موثر، غیر سازنده و مشکل‌ساز، افزایش حجم کار پروژه را در پی خواهد داشت و در عین‌حال روحیه و تعهد کلی تیم پروژه را کاهش خواهد داد.

    • توجه: اطلاعات بین اعضای پروژه پخش است و عدم تبادل آن می‌تواند احتمال خطا و دوباره‌کاری را افزایش دهد.

    • منبع: https://www.dummies.com

       

      در صورت تمایل در شبکه‌های اجتماعی با من همراه باشید.