بومی برای تیمهای خود سازمانده – The Self-Organizing Team Canvas
از بوم تیمهای خود سازمانده میتوان به عنوان الگویی برای شکلدهی و تقویت تیمهای خود سازمانده استفاده کرد.
برای استفاده از ابزار بوم تیمهای خود سازمانده، ابتدا باید از اعضای تیم پرسید که روی چه هدفی کار میکنند؟ آیا در حال حرکت به سوی یک هدف مشخص هستند؟ آیا اعضا میتوانند برای کار بر روی تنها یک هدف توافق کنند؟ اگر نه، مطمئن شوید که تیم از این پس و در هر دوره زمانی (دوره تکرار یا اسپرینت) تنها بر روی یک هدف (همانند هدف اسپرینت متمرکز است. در صورتی که این هدف مشترک تعریف نشود، بهجای تیم با گروهی از افراد مواجه هستیم که بهصورت جداگانه و در سیلوهای مجزا کار میکنند (و نه یک تیم واقعی).
در گام بعدی استفاده از بوم تیمهای خود سازمانده، باید از تیم پرسید که تحت چه محدودیتهایی کار میکنند؟ در عین حال باید این اطمینان حاصل شود که محدودیتها بهخوبی درک شدهاند، برداشت یکسانی از آنها وجود دارد، مورد پذیرش قرار گرفتهاند و بهصورت شفاف در معرض دید همگان قرار دارد. همچنین از تیم بخواهید مشخص کند که کدامیک از این محدودیتها برای ایشان مشکلسازتر یا آزاردهندهتر است.
در گام بعدی از تیم بپرسید که آیا از تمامی مهارتهای لازم برای ارایه یک افزونه محصول (Product Increment)در هر دوره تکرار برخوردار است؟ اگر پاسخ منفی است، چه کاستیهای مهارتی وجود دارد؟ اطمینان بیابید که تیم این مهارتها را به دست خواهد آورد (خواه با افزودن عضوی جدید که از این مهارتها برخوردار است یا با آموزش اعضای فعلی تیم در زمینههای مورد نظر).
سپس سطح اختیارات محدود شده (Bounded Authority) تیم را تعیین کنید. به این منظور از از «بوم محدودیتهای بافتاری – Bounded Context Canvas» استفاده کنید تا زمینههای رایج و متعارف تصمیمگیری را فهرست کرده و مشخص کنید چه کسی یا چه کسانی مجاز به اتخاذ هر یک از این تصمیمها هستند.
اکنون زمان آن رسیده که از تیم بپرسید که چه مدت است که با یکدیگر همکاری میکنند. این پرسش به ارزیابی از پایداری و ثبات تیم کمک میکند.
اگر ترکیب تیم به طور مداوم در حال تغییر است، باید تمهیداتی برای محافظت از تیم در برابر اختلالها و ناپایداریهای آتی اتخاذ شود.
در نهایت و به صورت مستمر و تدریجی، تیم را توانمند کنید تا بتواند سطح اختیارات محدود شده خود را افزایش دهد و محدودیتها را یک به یک حذف کند.
هر سهماه یکبار بوم تیم خودسازمانده را مرور، بازبینی و بهروزرسانی کنید. این بازنگر منظم به تیم کمک میکند تا مسیر رشد خود را ارزیابی کرده و نقاط و زمینههای بهبود آن را شناسایی کند.
بهطور خلاصه میتوان برای استفاده از بوم در قالب گامهای زیر اقدام کرد:
۱) هدف
تیم از گروهی از افراد تشکیل شده که با یکدیگر برای رسیدن به هدف یا چشماندازی مشترک همکاری میکنند. بدون این هدف یا چشمانداز مشترک، همکاری ناچیز یا اندک خواهد بود (به بیان دیگر در این شرایط هر یک از اعضا در سیلوهای مستقل کار و فعالیتهای خود را هماهنگ و گزارشهای وضعیت را به اشتراک میگذارند). به عنوان نمونه در چارچوب اسکرام، تیمها در مسیر هدف بلند مدت برای محصول و نیز هدف کوتاه مدت هدف اسپرینت کار میکنند.
) محدودیتها
شناسایی محدودیتها به تیم کمک میکند در بر روی مسایل مهم تمرکز کند و از حواسپرتی ناشی از موارد خارج از کنترل تیم جلوگیری شود. بهعنوان مثال در چارچوب اسکرام، شفافیت یکی از جنبههای کلیدی است و شرایط کاری و محدودیتها به صورت شفاف در معرض دید قرار میگید و نسبت به درک یکسان آنها از سوی تمامی اعضای تیم اطمینان حاصل میشود.
۳) تنوع
همکاری تیم در مسیر تحقق هدف مشترک ارزشمند، اما ناکافی است. به عنوان مثال در چارچوب اسکرام، تیمها باید چند بعدی (چند تخصصی یا Cross-Functional) و دارای مهارتهای متنوع مورد نیاز برای تحقق هدف اسپرینت و هدف محصول در قالب افزونهها یا تکههایی از محصول باشند. با استفاده از بوم تیمهای چند بعدی میتوان نگاشتی از مهارتهای مورد نیاز برای تبدیل ایده به محصول کارآمد استفاده کرد. تیم را تشویق کنید تا نقصانهای مهارتی را شناسایی کرده، برای توسعه مهارتهای T شکل با یکدیگر همکاری کنند (اطلاعات بیشتر در لینکهای (۱) (۲) (۳)). بهاین معنا که هر عضو در یک مهارت تخصصی عمیق میشود و در عینحال اطلاعات و توانایی خود را در سایر حوزهها گسترش میدهد (هر چند نهچندان عمیق) و به اینترتیب با کمک به یکدیگر و به اشتراکگذاشتن دانش، انعطاف و توانمندی تیم برای تحویل یک افزونه محصول در پایان هر اسپرینت افزایش مییابد.
) بافتار پشتیبان و حامی
تیمهای برای تحویل اهدافشان نیاز به حمایت و پشتیبانی دارند. این پشتیبانی میتواند شامل حمایتی اطلاعاتی برای افزایش شفافیت، زیرساختی از هر دو جنبه «فناوری و ابزارها» و «فضای کاری»، پشتیبانی آموزشی، فراهم کردن منابع، ارتقا مهارتها و توانمندیها و سیستم مناسب جبران خدمات باشد.
۵) محدودیت در اختیارات
تیم نیاز به اختیارات مشخص برای تصمیمگیری دارد. باید روشن باشد که اعضای تیم میتوانند چه تصمیمهایی را بهصورت مستقل اتخاذ کنند و تصمیمگیری در چه زمینههایی خارج از اختیار آنهاست. میتوان از «بوم محدودیتهای بافتاری – Bounded Context Canvas» برای شفاف کردن سطح اختیار اعضای تیم استفاده کرد.
) پایداری
افراد به طور معمول برای مدتی طولانی به تیمها میپیوندند. آنها با تخصیص تمام وقتشان به تیم در مسیر تشکیل تیمی با عملکرد بالا حرکت میکنند. با اینحال باید توجه داشت تحقق عملکرد مورد نظر مستبزم طی کردن مراحل توسعه تیم براساس مدل تاکمن است (شکلگیری – Forming، تضاد و چالش – Storming، انسجام و هنجارسازی – Norming و تکامل – Performing). در جریان این گامهای توسعه، تیم از هماهنگی به همکاری، سپس به همافزایی و در نهایت به عملکرد موثر خواهد رسید. گذر از این مراحل برای رشد تیم، مواجهه موثر با چالشها، حل مسایل، یافتن راهحلها، برنامهریزی کار و در نهایت تحویل ننتایج و ارزش مورد نظر، ضروری و اجتنابناپذیر است. از آنجاییکه با هر بار تغییر ترکیب تیم، لازم است این مراحل توسعه مجددا طی شود، ثبات از اهمیت ویژهای برخوردار خواهد بود.
) تکامل
برای آنکه تیم نسبت به روش کار خود احساس مالکیت داشته باشد و بهطور مستمر آن را توسعه و بهبود دهد، باید فضای کافی و زمان لازم را در اختیار داشته باشد. با گذشت زمان و بلوغ تیم، بهطور معمول اختیار محدود شده (Bounded Authority)و در مقابل محدودیتها کاهش پیدا میکنند.
برخی تصاویر به کمک ابزارهای هوش مصنوعی خلق شدهاند.
منبع: www.kaizenko.com
در صورت تمایل در شبکههای اجتماعی با من همراه باشید.
