به طور معمول تکنیک‌های گردآوری اطلاعات اغلب اولین ابزارها و تکنیک‌هایی هستند که در فرآیندها به کار گرفته می‌شوند. پیش از آن‌که بتوانیم ورودی‌های یک فرآیند را به خروجی‌های آن تبدیل کنیم، معمولا ضروری است اطلاعات تکمیلی گردآوری کنیم. در این بافتار مقصود از ورودی هر مدرک، اطلاعات یا هر مولفه دیگری است که برای انجام فرآیند مورد نیاز هستند و خروجی نیز شامل هر نوع مدرک، اطلاعات یا مولفه دیگری است که از فرآیند حاصل می‌شود.
برخی از تکنیک‌های گردآوری اطلاعات برای جمع‌آوری داده‌ها از افراد یا تیم‌ها مناسب هستند، همانند گروه‌های تمرکز (Focus Groups) یا چالش فکری (طوفان فکری یا Brainstorming). برخی تکنیکها نیز بیشتر برای گردآوری اطلاعات کارها مناسب‌تر هستند، از جمله چک‌لیست‌ها (Checklists) یا کاربرگ‌های چک و کنترل (Check Sheets). از سوی دیگر ابزارهایی همانند الگوبرداری (Benchmarking) و نمونه‌گیری آماری بیشتر در گردآوری اطلاعات در مورد رویه‌ها و روندهایی که بارها و بارها توسط افراد یا ماشین‌آلات و تجهیزات انجام می‌شوند، کاربرد دارند.
مهم‌ترین تکنیکها و ابزارهایی که در این سری از نوشته‌ها تشریح خواهند شد، عبارتند از:
- الگوبرداری
- چالش (طوفان) فکری
- کاربرگ‌های چک و کنترل
- چک‌لیست‌ها
- گروه‌های تمرکز
- نمونه‌گیری آماری
تکنیک‌های مورد استفاده در گردآوری اطلاعات به موارد پیش‌گفته محدود نیستند و تکنیک‌هایی با کاربرد کم‌تر در بافتار مدیریت پروژه نیز وجود دارند که در این سلسله مطالب تشریح نخواهند شد.
در عین‌حال تکنیکها ابزارهای نیز وجود دارد که دامنه کاربرد آنها بسیار وسیع‌تر از بافتار مدیریت پروژه است، همانند مصاحبه با افراد، مرور آموزه‌های پروژه‌های پیشین (Lessons Learned) و پرسش‌نامه‌ها و نظرسنجی‌ها. این دسته از ابزارها و تکنیکها نیز آنقدر شناخته شده هستند که معمولا نیازی به تشریح آنها یا ذکر مثال درباره‌شان برای کاربست موثرتر کم‌تر احساس می‌شود.
برای گردآوری اطلاعات می‌توان از روش‌ها و شیوه‌های مختلفی استفاده کرد. بااین‌حال باید توجه داشت که بهتر است از تکنیکها و ابزارهایی استفاده کنید که به سادگی گردآوری کامل‌ترین و صحیح‌ترین اطلاعات مورد نیاز پروژه را امکان‌پذیر می‌کنند.
منبع: کتاب A Project Manager’s Book of Tools & Techniques
در صورت تمایل در شبکه‌های اجتماعی با من همراه باشید.
