در محیط کسب و کار پویا و رقابتی امروز، سازمان‌ها به طور مداوم در جستجوی راه‌هایی برای بهینه‌سازی فرآیندها، افزایش کارایی و دستیابی به اهداف استراتژیک هستند. تحلیل کسب و کار نقش و تاثیر مهمی در این تلاش و جستجو دارد. این تحلیل به کسب و کارها کمک می‌کند نسبت به وضع موجود خود درک عمیق‌تری پیدا کنند، نیازها را شناسایی کرده و راه‌کارهایی برای بیشینه کردن ارزش تعریف کنند. تحلیل کسب و کار شکاف میان اهداف کسب و کاری و راه‌حل‌های / راه‌کارهای عملیاتی را پر می‌کند، خواه با بهبود فرآیندهای موجود باشد یا توسعه محصولات جدید یا بهره‌گیری از فناوریهای نوین. این نوشته جنبه‌های کلیدی تحلیل کسب و کار، اهمیت و نحوه کمک به سازمان برای موفقیت را تشریح می‌کند.
چیستی تحلیل کسب و کار
تحلیل کسب و کار رویکردی ساختاریافته و نظام‌مند است که در پی شناسایی نیازهای کسب و کاری و تعیین راه‌کار برای آن مسایل است. تحلیل کسب و کار شناسایی چگونگی کار یک سازمان، اهدف آن و چگونگی تحقق موثر آن اهداف را در بر می‌گیرد.
تحلیل کسب و کار (BA)، ارتباط میان ذی‌نفعان را تسهیل می‌کند و در عین‌حال به ایجاد درک روشنی از الزامات کسب و کاری کمک می‌کند. در این تحلیل از ابزارها و تکنیک‌های متنوعی برای تحلیل فرآیندهای کسب و کاری، ارزیابی ریسک‌ها و پیشنهاد تغییرات با بهبودها، استفاده می‌شود.
تحلیل کسب و کار در انحصار صنعت خاصی نیست و می‌توان از آن در بخش‌ها و حوزه‌های مختلف همانند فناوری اطلاعات، سلامت، مالی و تولید یا هر جای دیگری که بهینه‌سازی کسب و کار و تحقق اهداف کسب و کاری اهمیت دارد، بهره گرفت.
کارکردهای اصلی تحلیل کسب و کار
۱) گردآوری الزامات
یکی از مسئولیت‌های پایه‌ای تحلیل‌گر کسب و کار، گردآوری و مستندسازی الزامات است. این کار شامل جلب مشارکت ذی‌نفعان و همکاری با آنها، شناسایی نیازهایشان و اطمینان از تعریف شفاف اهداف کسب و کاری است. با مستندسازی این الزامات، تحلیل‌گران کسب و کار به پیشگیری از سوبرداشت‌ها و اطمینان از این‌که تیم پروژه مسیر روشن رو به جلویی دارد، کمک می‌کنند.
۲) بهبود فرآیندها
تحلیل‌گران کسب و کار معمولا مسئولیت بهبود فرآیندها را نیز بر عهده دارند. آنها با استفاده از ابزارهای مختلف همانند نگاشت فرآیند (Process Mapping)، فلوچارت‌ها و تحلیل شکاف، ناکارآمدی‌ها را شناسایی و راه‌هایی را برای تسهیل و ساده‌سازی جریان کارها پیشنهاد می‌کنند، که نتیجه آن می‌تواند صرفه‌جویی در هزینه‌ها، بهبود بهره‌وری و ارتقا در کیفیت تحویل خدمات باشد.
۳) مدیریت ریسک
هر تصمیمی در کسب و کار سطحی از ریسک را در پی دارد. تحلیل‌گران کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کنند با انجام تحلیل پیش از اعمال تغییرات، ریسک‌ها را شناسایی و درک کرده و سطح آنها را کاهش دهند. خواه موضوع ارزیابی پیامدهای بالقوه به‌کارگیری سیستمی جدید باشد و خواهد ارزیابی امکان‌پذیری یک پروژه، تحلیل‌گران کسب و کار بینش ارزشمندی را در مورد ریسک‌های پیشرو ارایه می‌دهند و در عین‌حال راه‌کارهایی را نیز برای به حداقل رسانیدن آنها پیشنهاد می‌کنند.
۴) ارزیابی راه‌کارها
پس از پیشنهاد راه‌کارها، تحلیل‌گران کسب و کار نقشی حیاتی و موثر در ارزیابی کارآمدی آنها ایفا خواهند کرد. آنها اطمینان می‌یابند که راه‌کارها الزامات کسب و کاری را تحقق می‌کنند، مزایایی مورد نظر را عرضه کرده و تحویل می‌دهند و با استراتژی‌های بلندمدت سازمان همسو و همراستا هستند. این گام برای اعتبارسنجی از موفقیت پروژه (اطمینان از موفقیت) و اطمینان از بازگشت سرمایه ضروری است.
۵) مدیریت ذی‌نفعان
تحلیل‌گران کسب و کار نقش رابط میان ذی‌نفعان مختلف از جمله مشتریان، تیم پروژه و مدیران اجرایی را نیز ایفا می‌کنند. ارتباطات موثر میان ذی‌نفعان تضمین‌کننده اطمینان از همسویی تمامی دست‌اندرکاران در مورد اهداف، انتظارها و چارچوب‌های زمانی می‌باشد. به‌طور معمول تحلیل‌گران کسب و کار تسهیل‌گری کارگاه‌ها، جلسه‌ها و گفتگوها را نیز بر عهده دارند تا این اطمینان ایجاد شود که نیازهای ذی‌نفعان به درستی درک شده و مورد توجه قرار گرفته است.
چرایی اهمیت تحلیل کسب و کار در موفقیت
۱) همسویی اهداف کسب و کار و راه‌کارها
یکی از کارکردهای اصلی تحلیل‌گر کسب و کار اطمینان از همسویی و همراستایی نیازهای کسب و کار با توانمندی‌های حوزه فناوری اطلاعات است. همزمان با پیشرفت‌های سریع فناوری، بسیاری از سازمان‌ها با به‌کارگیری سیستم‌هایی که واقعا به نیازهایشان پاسخ دهند، دست و پنجه نرم می‌کنند. تحلیل‌گر کسب و کار باید اطمینان بیابد که راه‌کارهای مبتنی بر فناوری به‌کارگرفته شده، نیازهای کسب و کاری را محقق می‌کنند، از اتلاف منابع پیشگری کرده و بهره‌وری را افزایش می‌دهند.
۲) کمینه‌کردن شکست پروژه‌‌ها
تحقیقات نشان می‌دهد پروژه‌های متعددی به دلیل ضعف در گردآوری اطلاعات و ارتباط ناکافی میان ذی‌نفعان شکست می‌خورند. اطمینان از گردآوری الزامات و مستندسازی کامل آنها و همچنین درک و مورد توجه قراردادن الزامات در چارچوب تحلیل کسب و کار، این ریسک را کاهش می‌دهد. با ایفای نقش رابط میان تیم کسب و کار و تیم فنی، تحلیل‌گر کسب و کار این اطمینان را ایجاد می‌کند که تیم پروژه بر مسیر مورد نظر حرکت کرده و ارزش مورد انتظار را تحویل می‌دهد.
۳) بهبود تصمیم‌گیری‌ها
تحلیل‌گر کسب و کار داده‌ها و بینش لازم و مورد نیاز برای تصمیم‌گیری براساس اطلاعات را فراهم می‌کند. تحلیل‌گران کسب و کار بینش‌های عینی را در اختیار مدیران قرار می‌دهند تا تصمیم‌های کسب و کاری بهتری بگیرند، خواه از طریق تحلیل «هزینه – منافع»، تحلیل SOWT یا مطالعات امکان‌سنجی. نتیجه کار آنها منجر به اطمینان از تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها می‌شود (و نه تصمیم‌گیری براساس فرضیات یا اطلاعات ناکافی).
۴) بهبود رضایت مشتری
با بهینه‌سازی فرآیندها و اطمینان از آن‌که راه‌کارها نیازهای کسب و کاری را محقق می‌کنند، تحلیل‌گران کسب و کار به بهبود تجربه کلی مشتریان کمک می‌کنند. نتیجه کار تحلیل‌گر کسب و کار به طور مستقیم مشتری و کاربر نهایی را تحت تاثیر قرار می‌دهد (خواه از طریق بهبود کارکردی محصول یا کاهش زمان حل مسلی پیش‌آمده برای مشتری). در بسیار از موارد کسب و کارها موفق شده‌اند با بهره‌گیری از تحلیل کسب و کار و ارایه خدمات برتر و فوق‌العاده یا زمان‌های سریع‌تر عرضه،، بین خود و رقبایشان تمایز ایجاد کنند.
۵) تحریک نوآوری‌ها
در محیط کسب و کار به سرعت متغیر، شرکت‌ها به دلیل شکست در نوآوری معمولا از رقبا عقب می‌افتند. در این شرایط، تحلیل‌گران کسب و کار نقشی حیاتی در شناسایی فرصت‌ها برای رشد و نوآوری دارند. تحلیل‌گران کسب و کار از طریق تحلیل روندهای بازار، بازخوردهای مشتری و فناوریهای نوپدید، به سازمان‌ها کمک می‌کنند محصولات و خدمات نوآورانه‌ای عرضه کنند که بیشترین انطباق را با نیازهای رو به تکامل مشتریان داشته باشد.
ابزارها و تکنیک‌های تحلیل کسب و کار
در تحلیل کسب و کار از تکنیک‌ها و ابزارهای متنوعی برای شناسایی مساله، مستندسازی الزامات و ارزیابی راه‌کارها استفاده می‌شود. برخی از پرکاربردترین این تکنیک‌ها عبارتند از:
۱) تحلیل SWOT
این ابزار به تحلیل‌گران کسب و کار کمک می‌کند نقاط قوت و ضعف و همچنین فرصت‌ها و تهدیدهای متوجه کسب و کار را شناسایی کنند. این ابزار همچنین در تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی استراتژیک نیز کاربرد گسترده و موثری دارد.
۲) مدل‌سازی کارخواست یا مدل انگیزه کاربرد (Use Case Modeling)
نمودار کارخواست به تحلیل‌گر کسب و کار کمک می‌کند تا چگونگی اندرکنش و تعامل سیستم با کاربران مختلف را تصویر کنند. از این تکنیک معمولا برای شناسایی و درک الزامات کارکردی در توسعه نرم‌افزار استفاده می‌شود.
۳) نگاشت فرآیندها
با خلق نمودارها و فلوچارت‌ها در چارچوب این تکنیک، نحوه کارکرد و عملکرد فرآیندهای سازمانی، تصویر می‌شود. این ابزار به تحلیل‌گران کسب و کار کمک می‌کند تا کاستی‌ها و زمینه‌های نیازمند بهبود را شناسایی کنند.
۴) تحلیل ذی‌نفعان
از این ابزار با هدف شناسایی تمامی ذی‌نفعان، درک علایق، انتظارات و تاثیر آنها بر موفقیت پروژه و فرآیندهای آن استفاده می‌شود.
۵) نمودار گردش داده‌ها (DFD – Data Flow Diagrams)
از DFDها برای نمایش جریان گردش داده‌ها در یک سیستم استفاده می‌شود و چگونگی پردازش داده‌ها و نیز تنگناهای احتمالی موجود را منعکس می‌کنند.
تحلیل‌گری کسب و کار – نقشی در حال تحول
همان‌گونه که کسب و کارها در حال تحول هستند، نقش تحلیل‌گر کسب و کار نیز تغییر در حال تغییر است. علاوه بر مسئولیت‌های متعارف، مشارکت و تاثیرگذاری تحلیل‌گران کسب و کار بر تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و نوآوری‌ها رو به گسترش است. با ظهور تحول دیجیتال به عنوان یک روند نوظهور و پرشتاب، تحلیل‌گران کسب و کار نقشی اساسی در کمک به سازمان‌ها برای مواجهه با چالش‌های کاربست فناوریهای جدید، خودکارسازی فرآیندها و بهبود تجربه مشتری ایفا می‌کنند.
همچنین امروزه انتظار می‌رود که تحلیل‌گران کسب و کار درک قابل اتکایی از تحلیل داده‌ها داشته باشند. با بهره‌گیری از داده‌ها و اهرم کردن آن، تحلیل‌گران کسب و کار می‌توانند شناخت و بینش عمیق‌تری نسبت به رفتار مشتری‌ها، روندهای بازار و بهره‌وری عملیاتی داشته باشند. این رویکرد مبتنی بر داده به کسب و کارها کمک می‌کند تصمیم‌های بیشتری براساس داده‌ها و اطلاعات گرفته و در رقابت‌ها پیشرو باشند.
جمع‌بندی
تحلیل کسب و کار، کارکردی ضروری در موفقیت سازمان‌هاست. این نقش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف کسب و کاری خود را تعریف کنند، فرآیندها را بهبود دهند و راه‌کارهای مورد نظر را به طور موثر پیاده‌سازی کنند، به بیان دیگر تحلیل‌گران کسب و کار نقشی حیاتی در ارتقا کارآمدی و رقابت‌پذیری سازمان‌ها ایفا می‌کنند. همزمان با استمرار مواجهه سازمان‌ها با چالش‌ها و فرصت‌های عصر دیجیتال، نقش تحلیل‌گر کسب و کار مهم‌تر می‌شود. خواه برای افزایش رضایت مشتری، همسویی راه‌کارها و راه‌حل‌ها با اهداف کسب و کار و خواه توسعه نوآوری، در تمامی موارد تحلیل کسب و کار سنگ‌بنای استراتژی کسب و کارها مدرن است.
تجزیه و تحلیل کسب و کار چه در بهبود رضایت مشتری باشد، چه همسویی راه حل های فناوری اطلاعات با اهداف کسب و کار، و یا ایجاد نوآوری، یکی از سنگ بنای استراتژی کسب و کار مدرن است.
منبع: https://www.adaptiveus.com
در صورت تمایل در شبکه‌های اجتماعی با من همراه باشید.
