مقدمه
تغيير در پروژه‌هاي صنعت ساخت عبارت است از هر رويداد، تصميم يا مورد ديگري كه جنبه‌هاي زير را تحت تاثير قرار مي‌دهد:
- محدوده، اهداف، الزامات يا منشور پروژه.
- ارزش پروژه (شامل هزينه‌هاي پروژه و هزينه‌هاي دوره عمر).
- وقايع كليدي (شامل طراحي، اجرا و بهره‌برداري).
- ريسك‌هاي پروژه و برنامه كاهش ريسك.
- عملكرد تيم پروژه (درون سازماني و برون سازماني).
- هر يك از فرآيندهاي پروژه، در هر مرحله از آن.
تغييرات در فرآيند توسعه طراحي پروژه
رويه‌اي كه در اين بخش تشريح مي‌شود براي كنترل فرآيند توسعه طراحي پروژه از مرحله تنظيم بيانيه طراحي[1] تا آماده‌سازي اسناد مناقصه به كار مي‌رود. اين رويه شامل موارد زير است:
- محل ارجاع موضوعات در بيانيه طراحي.
- تغيير (انحراف) نسبت به بيانيه طراحي، شامل تغييرات مورد نظر تيم طراحي يا كارفرما.
- توسعه جزييات مطابق بيانيه طراحي.
- تصويب مراحل مختلف طراحي پايه و تصويب طراحي جزييات.
اين رويه‌ها با توجه به كاربرگ‌هاي كنترل توسعه طراحي، طرح‌ريزي شده‌است. طرح مصوب شامل بيانيه طراحي و مجموعه كاملي از كاربرگ‌هاي كنترل توسعه طراحي خواهد بود. اين رويه شامل گام‌هاي زير است:
- گروهي از اعضاي تيم طراحي هر يك از جنبه‌هاي طرح را در بيانيه توسعه طراحي مورد بررسي قرار مي‌دهند و فعاليت‌هاي آنها توسط رهبر تيم، هماهنگ مي‌شود.
- چگونگي ارايه گزارش‌هاي تفصيلي پيشنهادهاي مطرح شده، توسط تعداد مناسبي از اعضاي هسته اصلي تيم پروژه در جلسه‌هايي كه توسط مدير پروژه هماهنگ مي‌شود، مورد بررسي قرار مي‌گيرد. گزارش‌ها نبايد تكرار بيانيه طراحي باشند بلكه بايد آن‌را توسعه داده، به يك حالت ويژه، با ايجاد يك تغيير اشاره كنند.
- رهبر تيم طراحي مراحل آماده‌سازي كاربرگ‌هاي توسعه طراحي را به‌گونه‌اي هماهنگ مي‌كند، كه شامل موارد زير باشد:
- بخش مرجع منشور طراحي و شماره صفحه.
- تشريح موضوع.
- تشريح گزينه‌ها.
- اجراي برنامه مالي، هزينه‌هاي پايه و هزينه‌هاي جاري.
- تاثير پيشنهاد بر برنامه مالي و زماني.
- توجه به‌اين‌كه آيا پيشنهاد نيازمند انتقال مسووليت ريسك‌ها از كارفرما به ديگر عوامل است و تعيين حدود اختيارات.
- در گزارش تيم طراحي بخش كاربرگ‌هاي كنترلي توسط افراد زير امضا مي‌شود:
- عضوي از تيم پروژه كه مسوول پيشنهاد است.
- مترور (بررسي آثار هزينه‌اي).
- رهبر گروه طراحي.
- رهبر تيم طراحي كاربرگ‌هاي كنترل توسعه طراحي را براي مدير پروژه ارسال مي‌كند و وي پس از تصويب كارفرما، كاربرگ‌ها را به رهبر تيم طراحي بازمي‌گرداند.
- كارشناس تخمين هزينه‌ها (مترور) آثار تغييرهاي مصوب را در برنامه مالي پروژه مورد توجه قرار مي‌دهد.
- مدير پروژه آثار تغييرهاي مصوب را در برنامه زماني پروژه مورد توجه قرار مي‌دهد.
كاربرگ كنترل طراحي
گام‌های فرآيند مديريت تغييرات
- شناسايي دلايل تغيير.
- بررسي و ارزيابي تغيير.
- ملاحظات اجرايي و آثار ريسك‌هاي محتمل.
- آماده‌سازي دستور تغيير.
- مرور دستور تغيير – مقطع تصميم‌گيري كارفرما.
- اجراي تغيير.
- بازخورد (شامل دلايل تغييرات).
فرم درخواست “صدور دستور تغيير”
فرم ردیابی "درخواست / دستور تغيير"
منبع: کتاب «راهنمای عملیاتی مدیریت پروژه (در صنعت ساخت)»
در صورت تمایل در شبکه‌های اجتماعی با من همراه باشید.
