مدیریت موثر ذی‌نفعان مستلزم در نظر گرفتن منافع، ارزش‌ها و انتظارات مختلفی است که هریک از ایشان دارند و در عین‌حال لازم است در طول چرخه عمر پروژه به آنها رسیدگی شود تا در انتهای کار احتمال رضایت آنها افزایش یابد.

 این حوزه دانشی بسیار مهم است، چرا که به سازمان‌ها کمک می‌کند با جلب مشارکت افراد و سازمان‌های بیرونی در همکاری با تیم‌های درون‌سازمانی، ضمن ایجاد رابطه مثبت با ذی‌نفعان از طریق مدیریت صحیح انتظارهای آنها، به اهداف استراتژیک خود دست بیابند.

در عین‌حال مدیریت ذی‌نفعان به شناسایی زمینه‌های ایجاد روابط مثبت و سازنده با ذی‌نفعان کمک می‌کند. این روابط سازنده می‌تواند همکاری‌ها و مشارکت‌هایی را در پی داشته باشد که به نوبه خود ایجاد اعتماد و تشویق به همکاری بیشتر و موثرتر را تشویق و ترغیب خواهند کرد.

برای مدیریت ذی‌فنعان چه کنیم؟

مدیریت موثر ذی‌نفعان در چارچوب یک پروژه کسب و کاری، در چارچوب یک استراتژی از پیش تعریف شده ممکن خواهد بود. این استراتژی با بهره‌گیری از اطلاعات گردآوری شده در فرآیندهای زیر خلق می‌شود:

• شناسایی ذی‌نفعان – در نخستین گام ضروری است تمامی ذی‌نفعان درون و برون‌سازمانی، شناسایی شوند. یک از رویکردهای ایده‌آل برای انجام این کار، استفاده از نقشه یا نگاشت ذی‌نفعان است.
• تحلیل ذی‌نفعان – ضروری است در چارچوب تحلیل ذی‌نفعان مدیران نسبت به شناسایی نیازها، رابط‌ها، انتظارها، اختیارها و روابط مشترک هر یک از ذی‌نفعان اقدام کنند.
• ماتریس ذی‌نفعان – در چارچوب این فرآیند ضروری است ذی‌نفعان با استفاده از اطلاعات گردآوری شده در جریان فرآیندهای پیشین، ذی‌نفعان را دسته‌بندی کنند. ذی‌نفعان در چارچوب سطح نفوذ یا ارزشی که برای پروژه خلق می‌کنند، دسته‌بندی می‌شوند.
• جلب مشارکت ذی‌نفعان – این فرآیند مهم‌ترین فرآیند برای مدیریت ذی‌نفعان است که در چارچوب آن لازم است مدیران با برقراری ارتباط و همکاری نزدیک و در سطح اجرایی آنها را بهتر شناسایی و درک کنند.

این ارتباط بسیار مهم است، چراکه به مدیران و ذی‌نفعان این فرصت را می‌دهد که در مورد انتظارها بیشتر گفتگو کرده و به تفاهم برسند و در عین حال در مورد مجموعه‌ای از اصول و ارزش‌ها که مورد توافق تیم پروژه و تمامی ذی‌نفعان است، به توافق دست پیدا کنند.

• اطلاع‌رسانی – در چارچوب این فرآیند نحوه ارتباط میان ذی‌نفعان، چگونگی، زمان، قالب و چارچوب و سایر ویژگی‌های برقراری ارتباط مورد توافق قرار گرفته و سپس براساس آن عمل خواهد شد.
• توافق‌ها با ذی‌نفعان – این توافق‌نامه‌ها که توسط تمامی ذی‌نفعان تایید و امضا می‌شود، مجموعه تصمیم‌های مورد توافق را در بر می‌گیرد. در مواردی ضمن درج اهداف تعیین شده در این مستندات، واژگان مورد توافق برای استفاده در پروژه نیز در آن درج می‌شود.

در شیوه‌های نوین امروزی مدیریت پروژه، انتظار می‌رود مدیران و اعضای تیم‌های مدیریت پروژه روابط صادقانه و شفافی با ذی‌نفعان داشته باشند و همواره از برقراری و حفظ آن در سطوح مختلف پشتیبانی کنند.