معیارهای پذیرش باید در هنگام برنامه‌ریزی پروژه و پیش از آغاز اقدام‌های توسعه و اجرا تعریف شوند. تعریف زود هنگام و شفاف این معیارها می‌تواند به ایجاد درکی مشترک در ذی‌نفعان در مورد چیستی موفقیت اقلام تحویلی و مولفه‌های تشکیل‌دهنده آن کمک کند. این تعریف همچنین به جلوگیری از سوتفاهم، خزش محدوده و بازنگری‌های پر هزینه در مراحل بعدی پروژه کمک خواهد کرد.

به موازات فرآیند گردآوری و پالایش الزامات، ضروری است همزمان با تعریف الزامات کارکردی . غیرکارکردی، معیارهای پذیرش نیز تعریف شوند. در نگرش چابک، معیارهای پذیرش به‌طور معمول در قالب بخشی از روایت‌های کاربری و با همکاری مالکان محصول، توسعه‌دهندگان و متخصصان QA تیم‌ها تنظیم می‌شود. این رویکرد این اطمینان را ایجاد می‌کند که معیارها واقع‌بینانه، قابل آزمون و اعتبارسنجی و همراستا با اهداف کسب و کاری هستند.

لازم است معیارهای پذیرش پیش از آغاز کار بر روی هر خروجی، قلم‌تحویلی یا افزونه نهایی شده باشند تا بتوانند به عنوان یک معیار روشن برای موفقیت عمل کنند. هر چند ممکن است در خلال پروژه و بر اساس بازخوردها، تکامل نیازهای کسب و کاری یا تغییرات سازمان‌های تنظیم‌گر (رگولاتور) دستخوش تغییر نیز بشوند. اطمینان از این‌که معیارها به خوبی مستند شده و پیش از اجرا مورد توافق قرار گرفته‌اند، به تسهیل فرآیند اعتبارسنجی، آزمون و تایید نهایی کمک می‌کند.

چه‌کسی (کسانی) معیارهای پذیرش اقلام‌تحویلی پروژه را تعریف خواهد کرد؟

معیارهای پذیرش معمولا توسط ذی‌نفعان پروژه، از جمله مشتریان، کاربران، مالکان محصول و تحلیل‌گران کسب و کار تعریف می‌شود و در هنگام تعریف باید به این اطمینان برسند که خروجی‌ها با اهداف کسب و کاری، الزامات قانونی و انتظارهای ذی‌نفعان همراستا باشند. ذی‌نفعان دیدگاه خود را درباره موفقیت مطرح می‌کنند و ویژگی‌ها، کارکردها، قابلیت‌ها و استانداردهای کیفی ضروری را تعیین می‌کنند.

در عین‌حال اعضای تیم پروژه از جمله توسعه‌دهندگان، طراحان و متخصصان تضمین کیفیت برای بهبود معیارهای پذیرش با ذی‌نفعان همکاری می‌کنند. آنها باید اطمینان بیابند که معیارهای واقع‌بینانه، قابل اندازه‌گیری و قابل آزمون و اعتبارسنجی در چارچوب محدودیت‌های پروژه باشند.

در بیشتر موارد، مدیران پروژه ضمن اطمینان از توافق و برداشت مشترک تمامی ذی‌نفعان از معیارهای پذیرش پیش از شروع کارهای توسعه‌ای و اجرایی، فرآیند تعریف آنها را تسهیل می‌کنند. آنها در مستندسازی و اعتبارسنجی معیارهای پذیرش نقش موثر ایفا می‌کنند (با هدف استفاده از این معیارها به‌عنوان راهنماهایی روشن برای ارزیابی خروجی‌ها و اقلام تحویلی).

تایید نهایی خروجی‌ها نیز معمولا توسط ذی‌نفعان کلیدی انجام می‌شود و بر همین اساس، آنها با در نظر گرفتن استانداردها و معیارهای از پیش تعریف شده، خروجی را می‌پذیرند یا رد می‌کنند (در موارد معدودی نیز پذیرش مشروط محتمل است).

چگونگی تنظیم معیارهای پذیرش

تنظیم معیارهای پذیرش شفاف و به‌خوبی تعریف شده، برای اطمینان از آن‌که اقلام تحویلی پروژه انتظارات ذی‌نفعان و استانداردهای کیفی را برآورده می‌کنند، ضروری است. گام‌های اصلی فرآیند تنظیم معیارهای پذیرش عبارتند از شناسایی ذی‌نفعان، گردآوری الزامات، تعریف روش‌های آزمون و اعتبارسنجی و اطمینان از قابلیت ردیابی. در ادامه این گام‌ها تشریح شده‌اند.

۱) شناسایی ذی‌نفعان کلیدی پروژه

پیشنهاد می‌شود با شناسایی افرادی که مسوولیت تعریف و تصویب معیارهای پذیرش را بر عهده دارند، شروع کنید. این افراد عبارتند از کارفرمایان، مالکان محصول، کاربران نهایی و اعضای تیم پروژه. مشارکت ذی‌نفعانی که به درستی انتخاب شده‌اند، می‌تواند این اطمینان را ایجاد کند که معیارهای پذیرش نیازها و انتظارات واقعی کسب و کار را منعکس می‌کند.

۲) گردآوری الزامات مرتبط با اقلام تحویلی پروژه

در همکاری نزدیک با ذی‌نفعان، الزامات کارکردی و غیرکارکردی را شناسایی و تعریف کنید. این گام شامل مستند سازی کار یا کارهایی است که باید توسط اقلام تحویلی انجام شود (کارکردها)، هر گونه محدودیت و هر شرطی برای موفقیت باید محقق گردد.

۳) تعیین روش‌های آزمون برای اعتبارسنجی و پذیرش و نیز KPIها

چگونگی آزمون اقلام تحویلی و سنجش آنها براساس معیارهای پذیرش را تعیین کنید (چگونه مطمئن می‌شوید که معیارهای موفقیت محقق شده‌اند). برای ارزیابی تحقق کارکردها، عملکرد و کیفیت، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIها) را تعریف کنید. روش‌های آزمون باید «آزمون پذیرش مشتری یا UAT»، آزمون‌های خودکار و ارزیابی‌های عملکرد را نیز پوشش دهند.

۴) تنظیم ماتریس ردیابی الزامات (RTM – Requirement Traceability Matrix)

ماتریس ردیابی الزامات، ابزاری است که به ردیابی معیارهای پذیرش از تعریف تا اعتبارسنجی، کمک می‌کند. این ماتریس کمک می‌کند که اطمینان حاصل شود تمامی الزامات پروژه به آزمون‌ها و اقلام تحویلی مرتبط شده‌اند و هریک از الزامات نیز پیش از ارزیابی برای تصویب، محقق شده‌اند.

منافع متصور از تعریف متناسب معیارهای پذیرش

معیارهای پذیرشِ دقیق و مشخص، با تعیین انتظارهای روشن در مورد اقلام تحویلی، به شفافیت و هم‌راستایی میان تمامی ذی‌نفعان پروژه منجر می‌شود. این معیارها با ارائه‌ی تعریفی مشترک از موفقیت، به جلوگیری از سوء‌تفاهم میان تیم‌ها، مشتریان و کاربران نهایی کمک می‌کنند. این شفافیت، خطر خزش دامنه‌ی پروژه (Project Scope Creep) را کاهش داده و تضمین می‌کند که تلاش‌های توسعه‌ای بر برآورده‌سازی نیازهای مشخص کسب‌وکار متمرکز باقی بمانند.

تعریف معیارهای پذیرشِ دقیق، کیفیت و کارایی آزمون‌ها و اعتبارسنجی‌ها را بهبود می‌بخشد؛ چراکه شرایطی قابل سنجش‌ و آزمون‌پذیر برای را ارزیابی اقلام تحویلی مشخص می‌کند. تیم‌های تضمین کیفیت و توسعه‌دهندگان می‌توانند از این معیارها برای اعتبارسنجی عملکرد، کارایی و انطباق پیش از عرضه / تحویل استفاده کنند. این رویکرد ساختاریافته، نقص‌ها را به حداقل رسانده، نیاز به دوباره‌کاری را کاهش داده و تضمین می‌کند که محصول نهایی با استانداردهای مورد انتظار مطابقت داشته باشد.