اهداف كارفرما

مهم‌ترين هدف كارفرما از اين مرحله، تصميم‌گيري در مورد سرمايه‌گذاري در پروژه است. در اين مرحله ضروري است كارفرما گزارشي از برنامه تجاري پروژه[1] مشتمل بر تحليل دقيق شرايط تجاري، ساختار سازماني و تسهيلات موجود و نيازهاي آتي، در اختيار داشته باشد. ممكن است كارفرمايان در درون سازمان خود داراي نيروهاي تخصصي و تجربي لازم براي آماده‌سازي چنين گزارشي نباشند. سازمان‌هاي كارفرمايي با تجربه كمتر در اين زمينه، معمولاً نيازمند كمك هستند. البته بسياري از مديران پروژه توانايي مشاركت در اين فرآيند را دارند. نتيجه اين فرآيند تنظيم سندي اختصاصي در مورد نيازهاي پروژه خواهد بود.

گزارش برنامه تجاري پروژه كه در اين مرحله تهيه مي‌شود، بايد حداقل داراي ويژگي‌هاي زير باشد:

• بر مبناي نيازها تدوين شده باشد.
• برمبناي اطلاعات مستند و برآوردهاي مبتني بر واقعيات تنظيم شده باشد.
• داراي روند منطقي باشد.
• اطلاعات مربوط به ريسك‌هاي پروژه را ارايه نمايد.
• انعطاف‌پذير باشد.
• دستيابي به بيشترين ارزش ممكن، از منابع مورد استفاده را در پي داشته باشد.
• تجربيات قبلي را مورد توجه قرار داده باشد.

تيم درون سازماني كارفرما

تصميم‌سازان در مورد سرمايه‌گذاري: اين افراد معمولاً تيمي متشكل از مديران ارشد هستند كه پروژه‌هاي پيشنهادي و محتمل را بررسي و روند آنها را تبيين مي‌كنند، معمولاً اين تيم به ندرت در اجراي پروژه مشاركت مي‌كند.

نماينده كارفرما[2]: معمولاً يكي از اعضاي ارشد سازمان كارفرماست كه تصميم‌گيري مرتبط با پروژه و تغييرات آن، با حضور وي انجام مي‌شود. لازم است نماينده كارفرما از مهارت‌هاي لازم براي راهبري و مديريت، به منظور ايفاي نقش کارفرما برخوردار باشد، براي تصميم‌گيري در مورد مسايل روزمره داراي اختيار کافي بوده و با عوامل کليدي تصميم‌گيرنده در مورد مسايل مهم ارتباط داشته باشد.

مشاور كارفرما[3]: كارفرماي پروژه معمولاً مشاور مستقلي را كه توانايي ارايه مشاوره تخصصي و حرفه‌اي در زمينه ضرورت اجراي پروژه و راه‌هاي تداركات آن دارد، بر مي‌گزيند. در صورتي‌که کارفرما داراي متخصصان مورد نياز در سازمان خود نباشد، بايد از مشاوران خارج از سازمان استفاده ‌کند. بديهي است، در صورتي‌که خدمات مشاوره مورد نياز توسط سازماني مستقل ارايه شود، سازمان مذکور علاوه بر تامين خواسته‌هاي کارفرما، به دنبال فروش خدمات خود نيز خواهد بود.

مشاور كارفرما بايد نيازها و اهداف كارفرما را به‌درستي درك نمايد، نسبت به هيچ‌يك از گزينه‌هاي مطرح براي پروژه تمايل و گرايش ويژه‌اي نداشته باشد و تنها به ارايه مشاوره “فني – تخصصي” اقدام كند. همچنين لازم است وي عضو هيچ گروهي نبوده، به‌طور مستقيم مشاوره خود را به كارفرما ارايه کند.

ساير زمينه‌هايي كه ممكن است كارفرما در آنها نياز به مشاوره داشته باشد، عبارتند از: دريافت مجوزهاي مالي، ماليات و ساير موارد قانوني، بررسي شرايط بازار، برنامه‌ريزي شهري، دريافت مجوزهاي قانوني لازم براي سرمايه‌گذاري.

مشاور كارفرما مي‌تواند در زمينه‌هاي با كارفرما همكاري كند:

• بسط و توسعه طرح‌هاي تجاري.
• ارزيابي و بررسي سرمايه‌گذاري.
• شناسايي نيازهاي پروژه.
• تصميم‌گيري در مورد پروژه‌هايي كه مي‌توانند نيازها را برآورده كنند.
• پيشنهاد و بررسي گزينه‌ها.
• انتخاب گزينه مناسب.
• ارزيابي ريسك.
• ارايه مشاوره به كارفرما براي انتخاب رويه تداركات.
• انتخاب و به كارگيري تيم پروژه.
• سنجش و كنترل عملكرد پروژه.

مدير پروژه

مدير پروژه مي‌تواند از زمينه‌هاي تخصصي گوناگون و با تجربه و سابقه كاري متفاوت به‌كار گرفته شود، اما در هر حال بايد توانايي، مهارت و شايستگي مديريت بر تمامي مراحل و جنبه‌هاي مختلف پروژه از شكل‌گيري تا تحويل را دارا باشد. ايفاي نقش مدير پروژه ممكن است به يكي از اعضاي سازمان كارفرما يا فردي خارج از اين سازمان واگذار شود.

اهداف مدير پروژه[4]

مدير پروژه كه از سوي كارفرما انجام بخشي از فعاليت‌ها را برعهده مي‌گيرد، موظف است تا خدماتي مانند انتخاب‌ها، ارتباطات، هماهنگي‌ها، يكپارچه‌سازي و مديريت بر نهادها و عوامل مختلف دست‌اندركار در پروژه را به‌طور مستقل و با صرف بهينه بودجه ارايه نمايد، به نحوي كه اهداف پروژه از ابتداي شكل‌گيري تا انتهاي آن محقق شود. خدمات ارايه شده ضمن اينكه نيازها و الزامات کارفرما را در دوره عمر پروژه تامين مي‌نمايد، بايد تا حد امکان ملاحظات مربوط به نيازهاي احتمالي بهره‌بردارن از تسهيلات را نيز مورد توجه قرار دهد.

نقش و وظيفه اصلي مدير پروژه ايجاد انگيزه، مديريت، هماهنگي و حفظ فضاي اخلاقي حاکم بر تيم پروژه است. رهبري يکي از ويژگي‌هاي كليدي و ضروري براي مديريت بر نيروي انساني است، اما بايد توجه داشت که نبايد در مورد اهميت آن اغراق شود. همچنان‌كه آشنايي با ساير روش‌ها و رويه‌هاي مديريت پروژه، برطرف‌کننده کاستي‌هاي احتمالي در زمينه اين مهارت حياتي نخواهد بود.

مدير پروژه موظف است توجه به دستورالعمل‌ها و آيين‌نامه‌هاي حرفه‌اي ساير تخصص‌ها، به ويژه در زمينه مسايل زيست‌محيطي و جامعه‌شناسي را به تيم پروژه يادآوري كرده، تمامي افراد را موظف به رعايت و پيروي از آنها كند.

درباره سطح مسووليت‌ها و اختيارات و عنوان شغلي فرد مسوول پروژه تفاوت‌هايي در ديدگاه‌ها وجود دارد. به‌كارگيري واژگان “مدير پروژه”، “مسوول هماهنگي پروژه” و “مدير اجرايي پروژه”، نشان‌دهنده همين تفاوت‌ ديدگاه‌هاست.

به‌منظور اطمينان از ارايه خدمات موثر و نيز اطمينان از حساسيت نسبت به هزينه‌ها از سوي مدير پروژه ضرورت دارد، مسووليت هدايت و كنترل پروژه به فردي با صلاحيت و با سوابق مورد قبول در زمينه‌ پروژه‌هاي صنعت ساخت، به‌ويژه در زمينه پروژه مورد نظر، سپرده شود. فرد مذكور با اختيار كامل از سوي كارفرما برگزيده و منصوب مي‌شود. در صورت تفويض اختيار كافي به مدير پروژه، در آغاز پروژه، وي قادر خواهد بود با همراهي تيم پروژه نقش اجرايي موثري را ايفا كند.

وظايف مدير پروژه[5]

با توجه به سطح مهارت‌ها و نيازهاي کارفرما، ماهيت پروژه، برنامه زماني قراردادها و مولفه‌هاي مشابه وظايف مدير پروژه مي‌تواند متغيير باشد. در صورتي که کارفرما فاقد مهارت‌هاي لازم در صنعت ساخت باشد، ممکن است مدير پروژه خود نسبت به تدوين و تنظيم شرح وظايفش[6] اقدام کند. هر چند وظايف اختصاصي مدير پروژه با توجه به مرحله‌اي از چرخه عمر[7] كه پروژه در آن قرار دارد، تغيير مي‌كند؛ اما كنترل زمان، هزينه و كارايي پروژه، بخش مستمر از وظايف مدير پروژه است. اين كنترل‌ها از طريق مورد توجه قرار دادن شرايط آتي پروژه و فراهم ساختن اطلاعات مفيد (مباني تصميم‌گيري)، براي مدير پروژه و كارفرما، انجام مي‌شود. ماتريس وظايف پيشنهادي براي مدير پروژه و نيازها و الزامات كارفرما در جدول 1 ارايه شده‌است. ضروري است این موارد متناسب با اهداف كارفرما، ماهيت پروژه و الزامات قراردادي اين فهرست اصلاح شود.

[1] Business Case

[2] Project Sponsor

[3] Client Advisor

[4] Project Manager’s Objectives

[5] Project Manager’s Duties

[6] Brief

[7] Life Cycle