به عنوان یک اسکرام مستر، شما در تیم‌هایی کار می‌کنید که مشکلات پیچیده را حل و محصولات پیچیده‌ای خلق می‌کنند و در عین‌حال باید به خاطر داشته باشید که هیچ مسیر مستقیم و بدون چالشی برای تبدیل شده به یک اسکرام مستر عالی وجود ندارد. با این‌حال در scrum.org بینش‌ها و ایده‌های قابل اتکا و پرکاربردی در مورد مسوولیت شما و اثربخشی بیشتر با شما به اشتراک گذاشته شده است که می‌توانید این دانش را به کار بگیرید و در حین یادگیری و آزمون با سایر اعضای تیم از آنها استفاده کنید.

۲ چیستی اثربخشی (Effectiveness)

آیا اثربخشی تیم اسکرام بر اساس میزان کار یا تعداد فرآورده‌ها یا ویژگی‌هایی است که تحویل می‌دهند، مورد سنجش قرار می‌گیرد؟ یا زمانی تیم اثربخش قلمداد می‌شود که اعضای تیم اسکرام با هم همکاری خوبی دارند و از چارچوب اسکرام به طور کارآمد استفاده می‌کنند؟ تحویل ویژگی‌ها و ایجاد کار به روشی مشارکتی و کارآمد مثبت است. با این حال، کارآمدی لزوماً به این معنی نیست که یک تیم در ارائه ارزش و خوشحال کردن مشتریان مؤثر عمل کرده‌است.

اغلب، دو واژه کارآمدی (efficiency) و اثربخشی (effectiveness) با هم اشتباه گرفته می‌شوند و به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. درک این نکته مهم است که این دو مفهوم کاملاً متمایز هستند:

• کارآمدی یا Efficiencyبه توانایی انجام کارها به گونه‌ای اشاره دارد که استفاده از منابعی مانند زمان، پول و تلاش به حداقل برسد. کارآمدی معیاری برای سنجش این‌که یک کار چقدر خوب انجام شده است، قلمداد می‌شود. برای تیم‌های اسکرام، کارآمدی می‌تواند براساس میزان کار انجام شده، کیفیت آن کار و سرعت اتمام آن ارزیابی شود.
• اثربخشی یا Effectivenessبه میزان موفقیت در دستیابی به اهداف مورد نظر اشاره دارد. اثربخشی معیاری است برای سنجش این‌که یک کار تا چه حد به اهداف خود دست یافته است. هدف یک تیم اسکرام، ارائه ارزش به مشتری است.

برای مثال، یک تیم اسکرام بسیار کارآمد می‌تواند ویژگی‌های زیادی از محصول را به موقع و بدون هیچ مانعی تحویل دهد. با این حال، اگر این ویژگی‌ها برای مشتری ارزشمند نباشند و تیم کار خود را بر اساس بازخورد مشتری تنظیم نکند، تیم می‌تواند در عین کارآمدی، موثر نباشد. به بیان دیگر می‌توان گفت تیم در تحویل نتایج نادرست، خوب و سریع عمل می‌کند!

یک تیم اسکرام (و یک سازمان) زمانی مؤثر ارزیابی می‌شود که بتواند ارزش را به مشتریان خود در چارچوبی مشارکتی و پایدار تحویل دهد. مهم است که در یک محیط پیچیده، آنها به طور مکرر، فرآورده‌های کوچک و در عین‌حال ارزشمند تحویل دهند، تا بتوانند  بازخورد مشتری را سریع و پر تکرار دریافت کنند تا در صورت ضرورت با بازخوردها سازگار شده و خواسته‌های مشتری را موثرتر برآورده کنند.

۳ اسکرام مستر موثرتر؟

اسکرام مستر بودن به این معنی است که به تیم اسکرام خود کمک می‌کنید تا توانایی خود را در ارائه یک فرآورده قابل استفاده و باارزش در هر اسپرینت بهبود بخشند. اگرچه باید موثر بودن مستلزم ویژگی‌های متعددی است، اما برخی اقدام‌ها و توصیه‌های اساسی می‌توانند موثرتر از بقیه باشند. برخی از این توصیه‌ها به شرح زیر هستند.

فعال‌سازی اسکرام و هدف آن  – تلاش‌های اسکرام را بر روی دستیابی به اهداف متمرکز کنید.

اسکرام تیم اسکرام را تشویق می‌کند تا بازخورد اولیه را دریافت و در صورت نیاز برنامه خود را برای دستیابی به هدف محصول، که در نهایت بر بهبود نتایج تحویلی به مشتری و افزایش ارزش متمرکز است، بازبینی کنند. اهداف سازوکاری هستند که تیم‌ها را توانمند کرده و توانایی خودمدیریتی آنها را افزایش می‌دهند، به شرطی که تیم از استقلال لازم برای دنبال کردن اهداف برخوردار باشد.

اسکرام مستر به تیم کمک می‌کند اطمینان بیابد که در مسیر تحقق اهدافی واضح کار می‌کند و از همین‌رو در صورت ضرورت باید به مالک محصول کمک کند تا اهداف واضح و و موثری برای محصول تعریف کند. اسکرام‌ مستر همچنین به تیم اسکرام برای تعریف هدف واضح برای هر اسپرینت کمک خواهد کرد.

اغلب، تیم‌ها در تعریف اهداف محصول و اسپرینت با مشکل مواجه می‌شوند. در ادامه برخی تکنیک‌ها که به شما به‌عنوان اسکرام مستر در تعریف اهداف کمک خواهند کرد، بیان شده‌اند.

هدف محصول

در راهنمای اسکرام ۲۰۲۰ به‌منظور اطمینان از کاربست موثر اسکرام در تحویل چیزی ارزشمند و نه صرفا به‌کارگیری اسکرام، مفهوم هدف «هدف اسپرینت» به عنوان یکی از مصنوعات اسکرام معرفی گردید.

مشکل در شناسایی هدف محصول

در صورت نیاز، برای درک نیازها و الزامات کاربران واقعی و مشتریان، با تسهیل تعامل‌ها با ذینفعان، به مالک محصول در شناسایی هدف محصول کمک کنید. این گفتگوها می‌توانند عادت‌های کاربران و نتایج مطلوب مورد انتظار آنها در استفاده از محصول را آشکار کند.

مشکل در در تعریف هدف محصول

اگر مالک محصول برای تعریف هدف محصول با مشکل و دشواری مواجه است و به کمک نیاز دارد، تکنیک‌هایی مانند بوم ناب UX، بوم مدل کسب‌وکار و بوم پیشنهاد ارزش را به وی معرفی کنید. این ابزارها پرسش‌های باز قدرتمندی را مطرح می‌کنند که به اصلاح و تدقیق ایده‌ها کمک می‌کنند.

هدف اسپرینت

مقصود از تبیین هدف اسپرینت ایجاد درک مشترک، وحدت، تمرکز و تشویق تیم اسکرام به همکاری در جهت دستیابی به هدف محصول است. با این حال، تیم‌های اسکرام گاهی اوقات بر حسب عادت مولفه‌های بک‌لاگ محصول را که باید در یک اسپرینت انجام شوند به عنوان هدف اسپرینت معرفی می‌کنند. نتیجه این دام مبتنی بر عادت آن است که هر یک از اعضای تیم به دلیل علاقه، تجربه یا هر دلیل دیگری مولفه‌های خاصی از بک‌لاگ محصول را برای کار در طول اسپرینت انتخاب کنند که نتیجه آن عدم همکاری موثر و در عین‌حال واگرایی نتایج و تلاش‌ها خواهد بود.

مشکل در شناسایی هدف اسپرینت

اگر اعضای تیم اسکرام در شناسایی هدف واضحی برای اسپرینت مشکل دارند، می‌توانید با طرح پرسش‌های با انتهای با مانند سوال‌های زیر به آنها کمک کنید:

• اگر در آخرین اسپرینت بودیم به دنبال تحقق چه نتیجه‌ای می‌بودیم؟
• اگر زمان اسپرینت در شرف اتمام بود، به عنوان اعضای تیم همگی بر تحقق چه هدفی متمرکز می‌شدیم؟
• بدترین نتیجه‌ای که می‌شود در این اسپرینت به‌دست آورد، کدام نتیجه است؟ حال برعکس، بهترین نتیجه‌ای که می‌شود زمان خود در این اسپرینت کنیم، کدام نتیجه است؟

این گونه پرسش‌ها به تمامی اعضای تیم کمک می‌کند تا در شناسایی زمینه تمرکز اسپرینت مشارکت کنند. فراموش نکنید که همواره باید هدف را به تیم یادآوری کنید: تحویل ارزش!

اسگرام‌مسترها مسوول کاربست درست اسکراک در یک سازمان هستند و از شفافیت و تحویل مکرر فرآورده‌های کوچک و در عین‌حال باارزش برای بازبینی و سازگاری مستمر پشتیبانی می‌کنند. آنها به دیگران در درک تئوری و شیوه‌های اسکرام کمک می‌کنند. برای انجام این‌کار، آنها باید کارهایی فراتر از سخنرانی درباره مسوولیت‌ها، رویدادها و مصنوعات چارچوب اسکرام انجام دهند.

چه اسکرام مستری باشید که به تازگی کاربست اسکرام را آغاز کرده‌اید یا قصدتان این است تیم‌تان را مجددا برای کاربست اسکرام متمرکز کنید، باید تئوری تجربه‌گرایی را در آموزش‌ها و تمرین‌ها در نظر بگیرید. تیم باید به این درک روشن برسد که تمامی رویدادهای اسکرام، فرصت‌هایی برای بازبینی و سازگاری هستند. به‌عنوان مثال در هنگام معرفی رویدادهای اسکرام، علاوه بر اشاره به این موضوع که اسپرینت باید حداکثر یک‌ماه طول بکشد، بر «چرایی» این محدودیت نیز تاکید کنید (اسپرینت‌ها حلقه‌های یازخورد با دوره زمانی کوتاهی هستند که برای کاهش ریسک و افزایش فرصت‌های یادگیری از و با ذی‌نفعان طراحی شده‌اند). همچنین هدف از هر رویداد اسکرام را به اعضای تیم آموزش دهید و به آنها یادآوری کنید باید به دنبال این نتیجه مشخص باشند که تیم در طول رویدادهای اسکرام فرصت‌های بهبود را شناسایی کند. برای این‌که تیم بتواند به طور مستمر بازبینی و سازگاری را انجام دهد، ضروری است بازخورد مشتری و کاربر را گردآوری کنید و در عین‌حال شرایط متغیر بازار را نیز به طور مستمر رصد کرده و در نظر داشته باشید.

به عنوان یکی از قابلیت‌های اسکرام‌مستر، برخورداری از توان آموزش دیگران، یکی از راه‌هایی است که اسکرام مستر می‌تواند با بهره‌گیری از آن ایجاد محیطی مبتنی بر بهبود مستمر را پشتیبانی، تشویق و تقویت کند. شما می‌توانید به عنوان اسکرام مستر به دنبال توسعه توانایی‌های خود در آموزش باشید.

ترویج و زندگی کردن ارزش‌های اسکرام

ارزش‌های اسکرام نقش اساسی در مسیر اثربخشی اسکرام مستر و تیم اسکرام دارند. اسکرام مستر باید روزانه به تیم اسکرام کمک کند تا ارزش‌های تمرکز، باز بودن، احترام، شجاعت و تعهد را تجربه و زندگی کند و بر اساس آنها عمل کند، چراکه این ارزش‌ها شرایطی را ایجاد می‌کنند که در آن تیم‌ها می‌توانند اعتماد، کنجکاوی، استقلال و هدف را به طور موثر به اشتراک بگذارند.

وقتی یک تیم اسکرام ارزش‌های اسکرام را می‌پذیرد، امنیت روانی را در تیم خود تقویت می‌کند، چرا که اعضای تیم با خود و یکدیگر صادق‌تر هستند. آنها به طور کنجکاوانه‌ای اقدام‌های خود را افشا و در صورت لزوم خود را اصلاح می‌کنند. باز بودن و شجاعت فضای لازم برای خلق ایده‌های نوآورانه‌ای را فراهم می‌کنند که تیم‌ نسبت به آنها احساس مالکیت خواهند داشت. همچنین به آنها اجازه می‌دهند تا با احترام با ایده‌های مختلف مخالفت کنند و آنها را به چالش بکشند، در حالی که بر اهداف اسپرینت و محصول خود متمرکز هستند. یک تیم اسکرام که ارزش‌های اسکرام را زندگی می‌کند، متعهد می‌شود که بهترین کار را انجام دهد و می‌تواند راه‌های مختلفی را برای تمرین آنها پیدا کند.

گاهی اوقات تیم‌های اسکرام درک روشنی از چرایی استفاده از این چارچوب ندارند. این امر یکی از دلایلی است که باعث می‌شود تیم‌ها بدون زندگی و تجربه واقعی ارزش‌های اسکرام یا تاثیرگذاری به عنوان یک نهاد خودمدیریتی، منسجم و توانمند، صرفا پوسته‌ای از اسکرام را به‌کار می‌برند.در این شرایط اسکرام‌مسترها نقش کلیدی و اساسی دارند که مانع افتادن تیم‌ها به دام کاربست مکانیکی اسکرام شوند و باید تیم‌ها را در مسیر به‌کارگیری حرفه‌ای اسکرام تشویق و توانمند کنند (اساس اسکرام بر ارزش‌ها و اصولی پایه‌ریزی شده‌است که باعث می‌شود افراد ضمن کار موثر بایکدیگر برای بهینه کردن ارزش، رفتاری منضبط و در عین‌حال موثر بر فرهنگ داشته باشند)

همکاری فعال برای گردآوری بازخورد

در حالی که پویایی سالم داخلی تیم اسکرام اهمیت دارد، توانایی آنها برای همکاری با ذی‌نفعان خارجی از جمله مشتریان و کاربران نهایی در هر اسپرینت به همان اندازه مهم و حیاتی است که نتیجه آن فعال شدن و بهره‌مندی از حلقه‌های بازخورد کوتاه مدت خواهد بود. اسکرام مسترها باید آمادگی داشته باشند تا در صورت ضرورت (درخواست یا نیاز)، ارتباط و همکاری میان ذی‌نفعان، مالک محصول و توسعه‌دهندگان را فعال کرده یا تسهیل نمایند.

یک رویکرد مناسب آن‌ است که علاوه بر تقویت مهارت‌های تسهیل‌گری خود به عنوان یک اسکرام مستر، دیگران را نیز به توسعه این مهارت تشویق کنید. مطالب موجود در وب‌سایت www.scrum.org و به‌ویژه بخش «صلاحیت حرفه‌ای تسهیل‌گری در اسکرام» به شما کمک خواهد کرد که در مسیر تبدیل شدن به تسهیل‌گری حرفه‌ای و هدف‌مند با در نظر گرفتن شفافیت و مشارکت، گام بردارید.

حذف موانع

حلقه‌های بازخورد کوتاه به تیم‌های اسکرام اجازه می‌دهد تا توانایی خود را در تحویل ارزش به مشتریان بهبود بخشند. یک تیم اسکرام مؤثر می‌تواند با مدیریت جریان کار خود، همان‌طور که در «راهنمای کانبان برای تیم‌های اسکرام» بیان شده‌است، تحویلی کارآمدتر داشته باشد. هرگونه مانع، مشکل یا محدودیت در دریافت بازخورد زود هنگام و پرتکرار از مشتری، در نهایت باعث می‌شود که تیم برای همگامی با روندهای بازار و رقابت موثر با رقبا، دچار مشکل شود. برای موثر بودن یک تیم، مهم و ضروری است که تمامی موانع تحویل ارزش به حداقل رسانیده شوند. این موانع می‌توانند شامل جلسه‌های بدون ارزش افزوده و مانند آنها باشد.

یک اسکرام مستر می‌تواند با شناسایی و حذف کارهای فاقد ارزش افزوده به تیم کمک کند که جریان کاری خود را بهتر مدیریت کند، زمان عرضه به بازار را کوتاه کند و توان خود را برای نوآوری افزایش دهد (به توضیحات مربوط به حوزه‌های کلیدی در نوشتار مدیریت مبتنی بر شواهد مراجعه شود). با وجود آن‌که حذف ضایعات و اتلاف‌ها بسیار موثر خواهد بود، در نهایت هیچ هدر رفتی به اندازه خلق محصول یا خدمتی که هیچ‌کس آن را نمی‌خواهد بی‌ثمر و دردناک نخواهد بود! با دقت در هم‌سویی یا عدم همسویی کارهای تیم اسکرام، اهداف آنها و مشکلاتی از مشتری که سعی در حل آنها دارند، می‌توانید به بر طرف ساختن موانع ارتباطی میان تیم و ذی‌نفعان کمک کنید.

تقویت خودمدیریتی

اسکرام شامل قوانین، مسئولیت‌ها و مصنوعاتی است که همگی برای توانمندسازی یک تیم در مسیر خودمدیریتی تعریف شده‌اند.

تیم اسکرام شما چقدر خودمدیریتی دارد؟ آیا تیم شما تعیین می‌کند:

• چه کاری انجام دهد؟
• چه زمانی کار را انجام دهد؟
• چگونه کار را انجام دهد؟
• چه کسی کار را انجام دهد؟

اگر به همه این سؤالات پاسخ “بله” دادید، احتمالاً در یک تیم خودمدیریتی فعالیت می‌کنید. اگر نه، یا به دنبال راه‌هایی برای بهبود هستید،

تشویق ذهنیت بهبود مستمر

بهبود مستمر برای تیم‌های اسکرام ضروری است تا بتوانند به اهداف خود در حل مشکلات پیچیده و ایجاد ارزش به روشی تجربی دست یابند. با بازبینی و سازگاری مداوم، تیم‌های اسکرام روش تحویل ارزش را بهبود می‌بخشند که در نهایت منجر به نتایج بهتر برای تیم و سازمان می‌شود.

به عنوان یک اسکرام مستر، می‌توانید با ترویج فرهنگی که در آن تیم می‌تواند آزمایش کند، یاد بگیرد و به طور مداوم روش ایجاد ارزش و رشد خود را بهبود بخشد، به تیم کمک کنید تا مؤثرتر رفتار و کار کند.

۴ نکات کلیدی

• یک اسکرام مستر زمانی مؤثر است که تیم او در ارائه ارزش برای مشتری به روشی پایدار و مشارکتی مؤثر باشد.
• اثربخشی موفقیت در دستیابی به اهداف را اندازه می‌گیرد، در حالی که کارآمدی بر میزان و چگونگی انجام یک کار تمرکز می‌کند. این دو مفاهیم متمایزی هستند که اغلب اشتباه گرفته می‌شوند و ممکن است منجر به کارآمدی تیم‌های اسکرام در عین بی‌اثری شوند.
• اسکرام مسترها می‌توانند به تیم اسکرام، ذینفعان و سازمان کمک کنند تا تئوری و شیوه‌های اسکرام را درک کنند، اما باید فراتر از سخنرانی در کاربست مسئولیت‌ها، رویدادها و مصنوعات این چارچوب اقدام نمایند تا واقعاً اسکرام و هدف کاربست آن محقق شود.
• چارچوب اسکرام قوانین و ارزش‌هایی را تجویز می‌کند که تیم‌های اسکرام را قادر می‌سازد تا خودمدیریتی کنند و در مسیر تحقق اهداف همکاری کنند. یک اسکرام مستر می‌تواند از طریق تکنیک‌های مختلف به تیمی که در تعیین یا شفاف‌سازی اهداف اسپرینت و محصول مشکل دارد، کمک کند.
• تیم‌های اسکرام که جریان کار را مدیریت می‌کنند می‌توانند توانایی خود را در دریافت بازخورد زودهنگام و پر تکرار از مشتری بهبود بخشند، اما تنها در صورتی مؤثر خواهند بود که محصول یا خدمتی خلق کرده و تحویل دهند، که مشتری واقعاً آن را می‌خواهد.

منبع: www.scrum.org