تسهیل‌گری چیست؟
از تسهیل‌گری می‌توان برای هدایت و راهبری افراد به سوی اهداف مورد توافق استفاده کرد و در قالب آن مشارکت، مالکیت و خلاقیت تمامی افراد دست‌اندرکار تشویق می‌شود. یک جلسه که به خوبی تسهیل‌گری شده باشد می‌تواند به بروز و شکوفایی هوش جمعی منجر شده و در نهایت در ایجاد فرصت‌هایی برای پیشرفت و موفقیت افراد، تاثیری جدی داشته باشد. تسهیل‌گری خوب می‌تواند به ایجاد شفافیت و همکاری، خلق هم‌افزایی و هدایت افراد در مسیر تحقق اهداف جمعی و مشترک، منجر شود.
تسهیل‌گر نقشی مهم در کمک به افراد برای درک و تحقق اهداف مشترک‌شان دارد، مشروط بر آن‌که بی‌طرف و بدون جانبداری عمل کنند. تسهیل‌گرها محیط‌هایی هدفمند و مشارکتی ایجاد می‌کنند که افراد در آن محیط‌ها برای مشارکت، یادگیری و همکاری احساس امنیت می‌کنند. آنها اعضای تیم را تشویق می‌کنند تا ضمن بیان دیدگاه‌های مختلف (و بررسی موضوع از منظرهای متفاوت) و استفاده از این تنوع دیدگاهها، از خرد جمعی نیز بهره ببرند (در نهایت تنوع دیدگاهها با تسهیل‌گری مناسب مهار و همگرا می‌شود – تسهیل‌گری ابزار مناسبی برای ظهور دیدگاه‌های متفاوت، بررسی آنها از منظرهای مختلف و در نهایت همگرایی تصمیم‌ها خواهد بود).
اصول و قواعد تسهیل‌گری
ارزش‌های اسکرام قلب تپنده یک تیم حرفه‌ای است که کارها، اقدام‌ها و رفتارشان را هدایت می‌کند. اصول تسهیل‌کننده شامل مشارکت، سلامت، شفافیت، فرایندها و هدفمندی، تکمیل کننده ارزش‌های اسکرام هستند. پیروی از این اصول اصلی و پایه‌ای می‌تواند به تسهیلگران کمک کند تا با تیم‌ها برای دستیابی به اهداف مشترک و در موقعیت‌های مختلف همکاری کنند. همچنین این اصول می‌توانند به تسهیلگران در انتخاب مهارت‌ها و تکنیک‌هایی که مناسب و مفید هستند، کمک کند. این امر نه تنها در هنگام ایجاد یک محیط پرانرژی که در آن تیم بر دستیابی به هدف متمرکز است موضوعیت دارد، بلکه در مواردی نیز که تعامل‌ها آن‌طور که انتظار می‌رود، شکل نمی‌گیرند نیز کاربست‌پذیر است.
- مشارکت (Participatory) – هسته اصلی تسهیل‌گری، حضور و مشارکت کامل است که در نهایت به مسوولیت‌پذیری مشترک اعضای تیم منجر می‌شود.
- سلامت (Participatory) – مقصود ایجاد فضایی سالم و امن است که در آن افراد احساس امنیت کنند تا تفاوت‌ها و حتی دیدگاه‌های متضاد را مطرح کرده و در عین حال با احترام از یکدیگر بیاموزند.
- شفافیت (Transparency) – شفافیت تنها در زمانی محقق می‌شود که برداشت و درک مشترک وجود دارد.
- فرآیند (Process) – تسهیل‌گری تیم را قادر می‌کند تا به سمت هدف مورد نظر از تعامل پیشرفت کند به‌گونه‌ای که با بهره‌گیری از مشارکت افراد، دیدگاه‌های مختلف به صورت فراگیر بررسی و مورد استفاده قرار گیرد.
- هدفمندی (Purposeful) – جلسه‌هایی که به خوبی تسهیل‌گری شده باشند، باید هدف روشنی داشته باشند به گونه‌ای که همگان با آن همراستا شده و در جهت آن کار کنند.
مهارت‌ها و ویژگی‌های تسهیل‌گر
تسهیلگران می‌توانند از پیشینه‌های متفاوت و سطوح مختلفی از تجارب برخوردار باشند. تسهیلگران موفق معمولا از مهارت‌ها و ویژگی‌های زیر برخوردار هستند:
- گوش دادن فعال – تسهیل‌گر از این توان برخوردار است که ضمن گوش دادن فعال به طور کامل بر هر آنچه گفته می‌شود (و صد البته،هر آنچه گفته نمی‌شود) تمرکز کند. آنها برای مخاطب خود الگو می‌شوند. تا هم ضمن بیان کامل نظر و ایده خود، در هنگام صحبت دیگران نیز فعالانه گوش می‌دهند.
- تشویق کنجکاوی و جستجوگری – تسهیل‌گر کجنکاوی و نقطه‌نظرات متفاوت را تشویق می‌کنند. آنها در طرح پرسش‌های هدفمند و موثر مهارت دارند (از جمله پرسش‌های با انتهای باز که می‌توانند محرکی برای گفتگو و تفکر باشند).
- حل مساله – تسهیل‌گر در به‌کارگیری تکنیک‌های حل گروهی مسایل نیز مهارت دارد. آنها می‌توانند به اعضای تیم در تعریف مساله، پیکره‌بندی و بازتعریف آن در قالب یک «بیانیه مساله -Problem Statement » و تشویق تیم به در نظر گرفتن دامنه وسیعی از گزینه‌های مختلف کمک کنند.
- حل تعارض‌ها – تسهیل‌گر بیان تعارض در تیم را مادامی که مناسب بیان شود، طبیعی دانسته و آن‌را سرکوب نمی‌کند. در عین حال بر این باور است که باید پذیرای تعارض بود، با آن سازنده و محترمانه برخورد کرد.
- بهره‌گیری از سبک‌های مشارکتی – تسهیل‌گر با در نظر گرفتن احساس راحتی اعضای تیم، تمامی آنها را تشویق می‌کند تا به طور فعال در فعالیت‌ها و گفتگوها شرکت کنند، که نتیجه آن ایجاد فضایی ایمن و راحت است که اعضای تیم را به بیان دیدگاهها، ایده‌ها و نظرات ترغیب کند.
- تشویق به باز و پذیرا بودن – تسهیل‌گر تیم را تشویق می‌کند تا پذیرای ایده‌ها، پیشنهادها و دیدگاه‌های دیگران باشند.
- همدلی و ابراز همدردی – تسهیل‌گر ضمن درک و دیگران دیدگاهها، احساس یا اعمال دیگران، نگاهی محترمانه به آنها دارند.
- رهبر بودن – تسهیل‌گر اعضای تیم را در دستیابی به اهداف مشترک‌شان راهبری می‌کند.
- ایجاد اجماع – تسهیل‌گر از مهارت‌های لازم برای کمک به تیم‌ها برای توافق عمومی برخوردار هستند.
- مدیریت موثر زمان – تسهیل‌گر در عین آن‌که شرایط انعطاف‌پذیری را فراهم می‌کند، تلاش می‌کند همه چیز بر مسیر خود قرار داشته باشند. تسهیلگران تیم را در مسیر تحقق خروجی‌ها در چارچوب زمانی تعیین شده متمرکز می‌کنند (به جای آن‌که خود را به برنامه و دستور کار محدود کنند). در عین‌حال باید توجه داشت محدودیت‌های بیش از حد در مدیریت زمان می‌تواند گفتگوها و تفکرات هدفمند را در نطفه خفه کند و از سوی دیگر عدم توجه به مدیریت زمان محدویت در تمرکز و پیشرفت را در پی خواهد داشت.
- هدف‌گذاری – تسهیل‌گر هدف جلسه را به صورت واضح و مختصر تبیین می‌کند. تعیین هدفی ارزشمند و قابل اعتنا با همکاری اعضای تیم، به‌جای تمرکز صرف بر دستورکارهای سفت و سخت، اثربخشی بیشتری خواهد داشت.
- ارتباطات به اندازه – از تسهیل‌گر انتظار می‌رود با دبان و ادبیاتی واضح و در عین‌حال مختصر، ارتباط موثر برقرار کند.
- ساختار یافتگی – تسهیل‌گری با انجام تسهیل گروهی از افراد آغاز یا پایان نمی‌یابد. تسهیل‌گری آماده‌سازی تصمیم‌ها و پیگیری تصمیم‌های گرفته شده را نیز شامل می‌شود.
چرا تسهیل‌گری برای تیم‌های اسکرام ارزشمند است (و توصیه می‌شود)؟
ارتباطات باز و محترمانه به تیم اسکرام کمک می‌کند تا به عنوان یک تیم خود مدیریتی پیشرفت کند. اعضای تیم اسکرام باید در هر زمانی که لازم باشد، با یکدیگر گفتگو کنند و اسکرام شرایطی را پدید می‌آورد که این ارتباطات در قالب رویدادهای اسکرام تضمین شوند. هر رویداد هدف ویژه‌ای دارد و تیم از تسهیل این رویدادها با در نظر گرفتن نتیجه و هدف مورد نظر بهره خواهد برد.
هر یک از اعضای تیم اسکرام می‌توانند تسهیل‌گر رویدادهای اسکرام باشند. به عنوان مثال، برنامه‌ریزی اسپرینت زمانی توام با کاوش و تاثیر بیشتر است که یکی از اعضای تیم به عنوان تسهیل‌گر برای تحقق هدف عمل کند. این فرد باید بداند که چگونه مشکلات و مسایل را بازتعریف و چارچوب‌بندی کند تا تیم دریابد که برخی مولفه‌های توام با تاخیر محصول برای مشتری ارزشمند هستند. معمولا یکی از توسعه‌دهندگان که با محصول آشنایی دارد، کاندید مناسبی برای ایفای این نقش خواهد بود.
اغلب رویدادهای اسکرام طبق برنامه پیش نمی‌رود، در این شرایط تسهیل خوب و سبک‌وزن می‌تواند به تیم‌های اسکرام در بازگشت به مسیرشان کمک کند. برای مثال، اگر «اسکرام‌مستر» مشاهده کند که در رویداد اسکرام روزانه، به‌جای بازبینی حرکت به سوی هدف اسپرینت، به‌روزرسانی وضعیت انجام می‌شود، می‌تواند با یادآوری هدف رویداد به اعضای تیم، به آنها کمک کند بر هدف اسکرام روزانه متمرکز شوند. این یادآوری تیم را تشویق می‌کند تا تمرکز خود را به‌جای وظایف، به همکاری در دستیابی به هدف اسپرینت معطوف کنند.
ایفای نقش تسهیل‌گر توسط مالک محصول نیز می‌تواند موثر و ارزشمند باشد، به‌ویژه در رویداد مرور اسپرینت و هنگامی که تیم اسکرام و ذی‌نفعان حرکت به سوی تحقق هدف محصول را بررسی می‌کنند، بازخورد ذی‌نفعان می‌تواند توسط مالک محصول گردآوری شده و در پالایش و سازگاری بک‌لاگ محصول مورد استفاده قرار گیرد. ایفای موثر این نقش به مالک محصول و توسعه‌دهندگان کمک می‌کند تا نظرات و آرا متفاوت ذی‌نفعان را بشنوند و آنها بیاموزند. در نقطه مقابل و در صورت عدم ایفای موثر این نقش، ریسک لنگر انداختن (بر جهت‌گیری یا نظری خاص)، محدودیت در گردآوری اطلاعات و در نتیجه کاهش اثربخشی مرور اسپرینت، محتمل خواهد بود.
منبع: www.scrum.org
در صورت تمایل در شبکه‌های اجتماعی با من همراه باشید.
