ذینفعان کیستند؟
هر آنکس که تحت تاثیر خروجیهای محصول قرار میگیرد یا به موفقیت محصول علاقه داشته باشد را میتوان در چارجوب ذینفع شناسایی کرد.
نمونه ذینفعان یک تیم اسکرام را میتوان به شرح زیر برشمرد:
- مشتریان: خریدار یا بهرهبردار محصول.
- ذینفعان داخلی: مدیریت سازمان یا واحدهای سازمانی دیگر از جمله منابع انسانی، مدیریت استعدادها، تطبیق، مالی و مانند آنها.
- شرکا: تامینکنندگان و شرکار تجاری.
- سایر ذینفعان (تأثیرگذاران – Influencers): تأثیرگذاران خارجی نظیر انجمنهای صنفی، رسانهها یا تحلیلگران صنعت.
مشارکت و درگیر ساختن ذینفعان، مولفهای محوری در موفقیت توسعه هر محصولی محسوب میشود. تنها ذینفعان هستند که میتوانند با بازخوردهایشان، تیم را نسبت به برآورده شدن نیازها و انتظارات و انطباق نتایج با الزامات مطمئن کنند (و با تیم را متوجه برآورده نشدن الزامات کنند!).
اهمیت ذینفعان در اسکرام
یکی از اصول بنیادین در اسکرام، دریافت مکرر و سریع بازخورد از ذینفعان توسط تیم و متعاقب آن بازبینی و در صورت ضرورت، سازگاری و تطبیق است (Inspect & Adopt). جلب همکاری و مشارکت ذینفعان وظیفه تمامی اعضای تیم اسکرام است و تنها بر عهده مالک محصول نیست. در چارچوب اسکرام مولفهها و فرصتهای متعددی برای جلب همکاری و مشارکت ذینفعان توسط تیمها پیشبینی شدهاست، از جمله این فرصتها میتوان موارد زیر را برشمرد:
- مرور (بازبینی) اسپرینت – Sprint Review: رویدادهای اسکرام جلسههای کاری هستند که تیم اسکرام میتواند بازخوردها و راهنماییهای ذینفعان را دریافت کند.
- هدف محصول: این هدف مشخص و قابل اندازهگیری به تیم اسکرام و ذینفعان کمک میکند تا درک روشنی از میزان پیشرفت خود در مسیر تحقق چشمانداز محصول به دست آورند.
- بکلاگ محصول: این مصنوع اسکرام، ابزاری ایجاد میکند که به کمک آن تیم اسکرام و ذینفعان به درک مشترکی از کارهایی که باید برای تحقق هدف محصول و تحویل آن انحام شود، دست یابند.
- فرآورده یا افزونه (Increment): در طول اسپرینت تیم اسکرام تلاش میکند فرآورده یا افزونه محصول را آماده کند تا در جلسه بازبینی اسپرینت توسط ذینفعان بررسی شود.
پیشبینی این مولفهها در چارچوب اسکرام فرصتهای رسمی را برای تعامل و همکاری با ذینفعان در طول اسپرینت ایجاد میکند. با این حال باید توجه داشت که این مولفهها نباید تنها فرصت و امکان موجود برای تعامل با ذینفعان تلقی شود و تیمهای اسکرام باید همواره به تعامل پرتکرار و مستمر با ذینفعان تشویق شوند.
شناسایی و تحلیل ذینفعان کلیدی
باوجود آنکه شناسایی تمامی ذینفعان توسط تیم اسکرام اهمیت دارد، اما با اینحال باید توجه داشت که تمامی ذینفعان ضرورتا به یک اندازه مورد توجه قرار نخواهند گرفت و تلاش یکسانی برای مدیریت آنها به عمل نخواهد آمد. نوع تعامل با هر یک از ذینفعان باید متناسب با میزان تاثیرگذاری و نقش او در موفقیت محصول تنظیم شود. شیوه تعامل تیم اسکرام با ذینفعان باید به گونهای باشد که در نهایت به دریافت بازخورد موثر از آنها منجر شود. در عین حال این تعاملها باید به گونهای طراحی شوند که دستیابی به اطلاعات موثر و مورد نیاز برای بهبود محصول و تصمیمگیریهای تیمی را در پی داشته باشد. به عنوان مثال، ضروری است برخی ذینفعان از طریق رویدادها یا مصنوعات اسکرام با تیم تعامل داشته باشند، اما حضور برخی دیگر میتوانند به اختلال در تمرکز تیم و ایجاد حواسپرتی منجر شود. با وجود اهمیت تمامی ذینفعان، تنها ذینفعان کلیدی برای حضور و مشارکت در رویدادها و نیز استفاده از مصنوعات اسکرام دعوت میشوند.
در ادامه برخی روشها و شیوههایی که تیمهای اسکرام میتوانند از آنها برای شناسایی ذینفعان کلیدی و نحوه تعامل موثر با آنها استفاده کنند معرفی میشوند:
- مشارکت در نگاشت ذینفعان برای درک بهتر از کیستی ذینفعان (Stakeholder Mapping).
- تعیین وطرحریزی رویکردی برای تعامل با ذینفعان بهگونهای که بتوان مشارکت آنها را در مناسبترین زمان جلب و از همینطریق ارزش بیشتری را نیز خلق کرد.
- ضمن فراگیری و کاربست تکنیکهای شناخت مشتری و نیازها و الزامات مدنظر او، درک عمیقتری از ذینفعان (با تمرکز بر مشتریان) و نیازهایشان بهدست آورید.
برخی مشکلات رایج در مشارکت ذینفعان
در ادامه برخی مشکلات و موانعی که تیمهای اسکرام با آنها در جلب مشارکت ذینغعان مواجه میشوند و نحوه مواجهه با آنها بیان شدهاست:
عدم حضور یا عدم مشارکت کامل ذینفعان در رویداد بازبینی اسپرینت
یازخوردهای مکرر و تدریجی ذینفعان، از پایههای کلیدی و مهم در چارچوب اسکرام محسوب میشوند. این بازخوردها میتوانند دستاوردهای زیر را به همراه داشته باشند:
- متمرکز کردن تیم بر ایجاد ارزش برای مشتری بهعنوان بالاترین اولویت.
- اعتبار سنجی فرضیات درباره نیازها و الزامات کاربران و نیز اطمینان از درستی بدهبستان و مصالحههای انجام شده درباره گزینههای جایگزین یکدیگر.
- کاهش ریسکها با شناسایی زودهنگام مسایل و مشکلات و پرداختن به موقع به آنها.
- کاهش احتمال حرکت تیم اسکرام در مسیری نادرست، به جای حرکت به سوی حل مسایل مورد نظر مشتری (معجزه بازخورد به عنوان قطبنمای تیم اسکرام را فراموش نکنید.)
در صورت عدم حضور ذینفعان در مرورهای اسپرینت، تمامی اعضای تیم اسکرام و بهویژه مالک محصول، باید برای بهبود محصول نقطهنظرات ذینفعان را به عنوان ورودی برای تیم اسکرام دریافت کنند.
ذینفعان در هنگام تعامل با تیم اسکرام، درک روشنی از نقش و مسوولیت خود ندارند.
در چنین شرایطی، لازم است با تقویت درک ذینفعان از چارچوب اسکرام و ماهیت تجربی آن، نقش کلیدی آنها در موفقیت محصول برایشان روشن و شفاف شود. در عینحال تیم اسکرام نیز باید توجه داشته باشد که مرور و بازبینی اسپرینت تنها فرصت در اختیار تیم برای دریافت بازخورد از ذینفعان نیست. میتوان مشارکت آنها را در مقاطع مختلف و حسب نیاز برای پالایش بکلاگ محصول و نیز استخراج و شناسایی جزییات انتظارات و الزامات مورد نظرشان جلب کرد. ایجاد ارتباط میان اعضای تیم اسکرام و ذینفعان میتواند به منجر به همکاری بلند مدت تیم آنها شود. از همینرو ضروری است در چند رویداد نخست بازبینی اسپرینت، جلسه را با توضیح هدف این رخداد و نقش مهمی که هر یک از افراد در آن ایفا میکنند، آغاز کنید.
انتظار ذینفعان مبنی بر در اولویت قرار گرفتن یا افزوده شدن مولفههای بکلاگ مورد نظرشان به PBI
بهخاطر داشته باشید که مالک محصول مسوول مدیریت بکلاگ محصول است و تعیین ترتیب و اولویت مولفههای بکلاگ نیز در همین چارچوب باید انجام شود. متمرکز بودن این مسوولیت (تنها بر عهده مالک محصول)، ضمن افزایش تمرکز، تسهیل فرآیند تصمیمگیری و افزایش احتمال توجه به تمامی بازخوردهای ارزشمند را در پیدارد و نه صرفا توجه به ایدههای ذینفعان دارای نفوز و قدرت بیشتر.
همانطور که اشاره شد در چارچوب اسکرام این مسوولیت بر عهده مالک محصول گذاشته شده است و او وظیفه دارد در صورت ضرورت در برابر فشار ذینفعان مقتدر و پرنفوذ ایستادگی کند و بهرغم دشواری «نه» گفتن به آنها، در برخی موارد به این گروه از ذینفعان پاسخ منفی دهد. باید خاطرنشان کرد این عدم توافق درباره اولویتها میتواند فرصتهایی را پیشروی مالک محصول قرار دهد تا در مورد پیشنهادهای مختلف در مورد اقدامهای پشتیبان هدف محصول با ذینفعان مختلف گفتگو کند.
در شرایطی که ذینفعان با برخوردهای غیر منعطف بر خواستههای خود پافشاری میکنند و اصرار داشته باشند که پیشنهادهایشان دقیقا خواسته و انتظار مشتری را با منعکس میکند، مالک محصول باید فراتر از ظاهر درخواست مطرح شده، ریشههای اصرار را شناسایی و درک کند و ارزیابی مستقلی از ارزش و ضرورت پیشنهادهای طرح شده داشته باشد.
انتظار ذینفعان برای عرضه محصول در تاریخی مشخص در عین برخورداری از فهرست معین و قطعی از قابلیتها
جای تعجب نیست که ذینفعان در انتظار و مشتاق عرضه محصول باشند و بخواهند از زمان تحویل آن مطلع شوند. با اینحال وقتی با استفاده از یک فرآیند مبتنی بر تجربه به حل مسایل پیچیده میپردازیم، باید بهیاد داشته باشیم که راهکار به صورت تدریجی و گام به گام شکل میگیرد.
. در این مسیر به صورت مستمر یاد میگیریم و متناسب با یافتههای جدید مسیر خود را اصلاح میکنیم و به همین دلیل از ابتدا و بهطور مشخص نمیتوانیم تصویر دقیقی از زمان پایان کار داشته باشیم. با وجود آنکه پاسخ تمامی پرسشها را در اختیار نداریم، اما میتوان با ایجاد شفافیت و تعامل موثر، حس اطمینان بیشتری را در ذینفعان ایجاد کرد.
همچنین میتوان به به اشتراکگذاری پیشبینیها و نقشه راه محصول، به ذینفعان کمک کرد تا پیشرفت واقعی تیم را بهتر تصور و درک کنند. باید شفاف شود که تیم اسکرام تنها میتواند یک برآورد ارایه کند، چراکه در طول انجام کار ممکن است با مسایل یا بازخوردهایی مواجه شوند که از قبل قابل پیشبینی نبودهاند.
تصاویر به کمک sora.chatgpt.com خلق شدهاند.
منبع: www.Scrum.org
در صورت تمایل در شبکههای اجتماعی با من همراه باشید.
