تحلیل کسب و کار را می‌توان یک حرفه، مجموعه‌ای از شیوه‌ها، روش‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها یا یک نقش یا ترکیبی از تمام این موارد قلمداد کرد. نقش شما به عنوان یک تسهیلگر کسب و کار تاثیری حیاتی بر تحویل ارزش به مشتریان (و ذی‌نفعان)، خواه درون یا برون‌سازمانی باشند، خواهد داشت.
شما می‌توانید از مفاهیم، ابزارها و تکنیک‌های تحلیل کسب و کار برای واکنش سریع و موثر به تغییرات جهانی، محیطی و بازار بر مبنای نگاه مشتریان، واکنش نشان دهید.
شما می‌توانید از تحلیل کسب و کار در سطح مختلف استفاده کنید:
- سطح استراتژیک
- سطح آغازین (در سطح پروژه‌ها – محرک‌های یک پروژه)
- سطح عملیاتی
پرسش‌های متناسب: قلب تحلیل کسب و کار
یک تحلیل‌گر کسب و کار پرسش‌گر خوبی است و بسیار سوال می‌پرسد. هدف شما از طرح این پرسش‌ها کسب مشارکت تمامی ذی‌نفعان در پروژه یا بررسی محرک‌های آن و در نهایت ایجاد درک و برداشتی یکسان در همگان نسبت به پروژه است.
ملاحظات زیر کمینه مواردی هستند که در قالب پرسش‌ها بررسی و شناسایی می‌شوند:
- تلاش می‌کنید که چه نیاز سازمانی یا کسب و کاری را پوشش داده و برطرف کنید؟
- برای موفقیت چه چیزی باید در سازمان یا کسب و کار شما تغییر کند؟
- برای موفقیت با چه متغیرها، فشارها یا تغییرات بیرونی باید مواجه شده و به آنها واکنش نشان دهید؟
- چه کسی تحت تاثیر پیامدهای تغییر قرار خواهند گرفت؟
- چه کسانی باید درگیر در راهکار / راه‌حل شوند؟
- راهکار یا تغییر باید در چه بافتار (زمینه) و با چه محدوده‌ای رخ دهد؟
- ارزش حاصل از فراهم شدن راهکار / راه‌حل مورد نظر چیست؟ آیا در مقایسه با تلاش‌های صورت گرفته، ارزشمند‌تر خواهد بود؟
سطوح تحلیل کسب و کار
می‌توان تحلیل کسب و کار را از منظر سطح زیر مورد توجه قرار داد:
- سطح استراتژیک – یک تحلیل موفق کسب و کار می‌تواند به سازمان شما در انتخاب محرک‌ها / ابتکار عمل‌ها / پروژها و طرح‌های بالقوه که بیشترین تناسب و اثربخشی را در شرایط فعلی خواهند داشت، کمک کند. به عنوان یک تحلیل‌گر کسب و کار می‌توانید به سازمان یا کسب و کار خود کمک کنید تا ابتکار عمل‌ها، اقدام‌ها یا پروژه‌های پیشنهادی را با در نظر گرفتن چشم‌انداز، ماموریت یا اهداف سازمانی ارزیابی کنند. همچنین شما می‌توانید به سازمان خود در واکنش سریع و متناسب به تغییرات کمک کنید.
- سطح آغازین (در سطح پروژه‌ها – محرک‌های یک پروژه) – برای آن‌که بتوانید به سازمان خود کمک کنید که دریابد کدام‌یک از ویژگی‌ها باید در قالب پروژه تحویل شوند، به شیوه‌های مناسب تحلیل کسب و کار نیاز دارید. با کمک به ذی‌نفعان در سازمان برای اولویت‌بندی نیازهایشان، کمک خواهید کرد که پروژه ارزش مورد انتظار را تحویل دهد.
- سطح عملیاتی – برای کمک به کسب و کار برای تعیین متناسب‌ترین و بهترین فرآیندها، خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و حتی در مواردی مناسب‌ترین ابزارها برای تحویل ارزش، باز هم به تحلیل کسب و کار نیاز خواهید داشت.
اگر با مرور مطالب پیش‌گفته، این‌گونه به نظر می‌رسد تحلیل کسب و کار باید همه جا وجود داشته باشد، یا همه جا وجود دارد، برداشت‌تان صحیح است. اگر شما تحلیل‌گر کسب و کار هستید باید مهارت‌های متنوعی داشته باشید تا بتوانید فرآیندها و فعالیت‌های گوناگونی را به نتیجه برسانید.
شما می‌توانید با بهره‌گیری از ابزارها و روش‌های تحلیل کسب و کار به سازمان و کسب و کارتان کمک کنید تا ضمن خلق محصولات یا خدمات کارآمد و ارایه آن به مشتری، هزینه‌ها را کاهش دهند، نوآوری‌ها را پیگیری کنند یا به مواجهه با مشکلات بپردازند.
مهارت‌های پایه برای تحلیل کسب و کار موفق
ده‌ها (و شاید صدها) تکنیک و ابزار وجود دارند که می‌توانند به سازمان و کسب و کارها و نیز تیم‌ها در تحلیل موفق کسب و کار کمک کنند. با این‌حال برخی از مهارت‌ها و تکنیک‌های پایه‌ای هم هستند که به شما در بهره‌گیری از این ده‌ها و صدها ابزار و تکنیک کمک می‌کنند.
۱) برقراری ارتباط موثر
شما باید بتوانید با سطوح، واحدها و تخصص‌های مختلف در سازمان‌تان رابطه برقرار کنید و در عین‌حال با شخصیت‌های مختلف تعامل کنید. لازم است بتوانید اطلاعات ذی‌نفعان را به طور موثر استخراج کنید و به اطلاعات درست دست پیدا کنید، بدون آن‌که ذی‌نفعان احساس اتلاف وقت کنند. همچنین شما باید توانایی تسهیل‌گری و راهبری جلسه‌ها و کارگاه‌هایی را بر عهده داشته‌باشید که در نتیجه آنها استخراج الزامات یا تصمیم‌گیری خواهد بود.
بهترین شیوه برای ارتقای مهارت‌های ارتباطی برقراری ارتباط و دریافت بازخورد از همکاران مورد اعتماد است. از آنها درباره آنچه در جریان برقراری ارتباط خوب پیش‌رفته سوال کندید و در عین‌حال نظر آنها را درباره آنچه می‌تواند مهارت‌های ارتباطی شما را بهبود دهد، جویا شوید.
۲) کنجکاوی
کنجکاوی در کودکی‌تان ممکن است باعث آزار حیوانات شده باشد اما هیچ‌چیز به اندازه کنجکاوی پیشرفت شغلی را برای شما در پی نخواهد داشت. پژوهش‌ها و بررسی‌هایتان را در موضوع‌های مرتبط با پروژه یا مسوولیت‌تان انجام دهید. تلاش کنید پرسش‌گر باشید، به ویژه درباره «چرایی» و «چگونگی» پروژه‌تان.
۳) مدیریت زمان و سازماندهی
شما قرار است با افراد زیادی ارتباط بگیرید و اطلاعات زیادی به‌دست آورید پس ضروری است نسبت به سازماندهی، مستندسازی و برقراری ارتباط شناخت داشته باشید و در عین‌حال بتوانید از زمان خود و دیگران به بهترین وجه ممکن استفاده کنید.
۴) هوشیاری کل‌نگر (جامع‌نگری – توجه به تصویری کلی)
شما باید بتوانید به تیم پروژه و همکاران و ذی‌نفعان‌تان در درک ماموریت کمک کنید و در عین‌حال باید بتوانید به آنها در شناخت و درک وابستگی‌ها، پیامدهای متقابل و روابط میان افراد و پروژه‌ها کمک کنید.
از همین‌رو دیدی کلان‌نگر به‌ویژه برای تحلیل‌گر کسب و کار، مهارتی کلیدی و تاثیرگذار خواهد بود و احتمالا تحلیل‌گران کسب و کار یکی از معدود نقش‌هایی هستند که در نظر گرفتن تمامی منظرها برایشان اهمیت حیاتی دارد.
۵) تمرکز بر مشتری
خواه مشتری درون‌سازمانی یا برون‌سازمانی باشد، لازم است به تیم خود کمک کنید که همواره منظر، نیازها و دید‌گاه‌های مشتری را مد نظر داشته باشد. شما باید اطمینان بیابید که در حال کار برروی پروژه‌ای هستید که منجر به خلق ارزش برای مشتری خواهد شد.
۶) شناخت و درک نسبت به رویکردهای مختلف در پروژه
تحلیل کسب و کار کلید خلق راه‌کارهای ممتاز است، خواه در حال استفاده از مدیریت پروژه متعارف باشید و خواهد از نگرش چابک در توسعه راه‌حل استفاده کنید. یاد بگیرید که الزامات‌تان را با نگرش و رویکرد مورد استفاده سازگار کنید. در پروژه‌های چابک شما به طور معمول در هر مقطع زمانی بخش‌های کوچکی از الزامات را با جزییات استخراج کرده‌اید و در عین‌حال مستندسازی به‌مراتب در مقایسه با پروژه‌های متعارف رسمیت کم‌تری دارند.
مستقل از چگونگی سازماندهی و راهبری پروژه، باید به تیم پروژه خود کمک کنید تا درک روشنی نسبت به مشکلی که باید حل شود بیابند، ریسک‌ها و مخاطرات پیش‌رو، پیامدهای متقابل افراد و سیستم‌ها را بشناسند و جزییات مورد نیاز برای خلق راهکار بهینه و عرضه ارزش به مشتریان را مورد توجه قرار دهند.
نقش تحلیل کسب و کار در پروژه‌ها
می‌توان با استفاده از مهارت‌ها و ابزارهای تحلیل کسب و کار در سرتاسر چرخه عمر پروژه به تحقق ارزش برای سازمان کمک کنید.
در صورتی که بتوانید اقدام‌های زیر را در چارچوب یک پروژه که با رویکرد متعارف مدیریت می‌شود (انجام آنها در یک گام و در یک زمان) انجام دهید، خواهید توانست آنها را در نگرش‌های تکرار شونده و تطبیق‌پذیر نیز انجام دهید (انجام بخش‌های کوچکی از آنها برای بخش‌هایی از راهکار که ارزش مورد انتظار را تحویل می‌دهند).
فارغ از نگرش و رویکردتان به راهبری پروژه، اقدام‌های زیر ضروری هستند و می‌توانید با بهره‌گیری از شیوه‌های مناسب تحلیل کسب و کار از انجام بهتر این اقدام‌ها پشتیبانی کنید:
۱) تعریف دامنه (محدوده) پروژه و برنامه‌ریزی
در این مرحلع تمرکز شما بر این است که اطمینان بیابید تمامی اعضای تیم پروژه درک و برداشت یکسان و روشنی از محدوده کار پروژه و اهداف پروژه (از منظر سازمان) به‌دست آورده‌اند.
- سازمان تلاش می‌کند به چه‌چیزی دست پیدا کند؟
- راهکار / راه‌حل قرار است چه چیزی را به سازمان و مشتری عرضه کند؟
در این مقطع لازم است اهداف شفاف و قابل سنجش باشند.
در این مرحله لازم است به اعضای تیم کمک کنید تا با چالش فکری (طوفان فکری) ریسک‌های کسب و کار را شناسایی کنند و دریابند:
در صورتی که ارزش مورد انتظار را عرضه نکنید، چه رخ خواهد داد؟
دامنه (محدوده) کاری پروژه باید به همگان کمک کند تا درک روشنی نسبت به آنچه در چارچوب پروژه انجام می‌شود (یا انجام نمی‌شود) دست پیدا کنند.
در این مقطع شما می‌توانید به مدیر پروژه در تعریف دامنه کار و برنامه‌ریزی پروژه کمک کنید. پشتیبانی و پرسش‌های متناسب شما می‌تواند به موفقیت در آغاز پروژه کمک کند. فرآیندهای کسب و کاری در چارچوب پروژه توسعه یا بهبود می‌یایند، که نتیجه آن تحقق الزامات کلان کسب و کاری خواهد بود.
۲) پشتیبانی از نیازهای ذی‌نفعان
شما باید بتوانید نیازهای ذی‌نفعان را در چارچوب فرآیندهای کسب و کاری که در مرحله تعریف دامنه شناسایی کرده‌اید، استخراج کنید. این‌ها فرآیندهایی هستند که شما به‌دنبال بهبود، تسریع و کاهش هزینه در آنها هستید و یا این‌که اساسا به دنبال فرآیندهایی جدید هستید.
در هر شرایطی ضروری است جزییات الزامات را در مورد فرآیندهای مورد اشاره، استخراج کنید. در برخی موارد فرآیندها مستندسازی شده‌اند، اما در بیشتر موارد آنها یا مستد نشده‌اند و یا مستندات به‌طور درست یا جامع تنظیم نشده‌اند.
پیشنهاد می‌شود در مورد هرگونه مشکل یا مساله در فرآیند فعلی، داده‌های مورد استفاده در فرآیند، قوانین حاکم بر کسب و کار که بر تصمیم‌ها تاثیر می‌گذارند و آنها را هدایت می‌کنند و گام‌ها و وظایف لازم برای تکمیل فرآیند، به‌تناسب پرسش‌هایی را مطرح کنید.
۳) توسعه تصویری از راهکار (راه‌حل)
این تصویر می‌تواند در قالب نمونه، مدل، نقشه و نمودار، متن مستند یا ترکیبی از آنها توسعه یابد. با استفاده از نیازهای ذی‌نفعان که در قالب‌های پیش‌گفته تشریح شده‌اند، شما می‌توانید گفتگوها در مورد طراحی راهکار / راه‌حل مناسب برای سازمان‌تان را به‌خوبی تسهیل‌گری کنید.
شما به تیم در توسعه ویژگی‌ها و مشخصات راه‌حل / راهکار کمک می‌کنید و در عین‌حال می‌توانید اطمینان بیابید که ارزش مورد انتظار را عرضه خواهید کرد. در عین‌حال می‌توانید اطمینان بیابید که ویژگی‌ها و مشخصات راهکار قابل ردیابی در چارجوب محدوده و اهداف پروژه خواهند بود.
۴) اطمینان از کیفیت راهکار
با وجود آن‌که برخی از تحلیل‌گران کسب و کار در آزمون‌های نهایی راهکار / راه‌حل نیز به تیم‌های پروژه کمک می‌کنند، با این‌حال این کار زمینه تمرکز اصلی آنها نیست. مناسب‌ترین شیوه‌ای که می‌تواند به ارایه راه‌کارهای با کیفیت منجر شوند، اطمینان از آن است که الزامات طراحی و توسعه راهکار به خوبی شناسایی، تعریف و اطلاع‌رسانی شده‌اند. این نگرش صرفه‌جویی در هزینه و زمان را در پی خواهد داشت، چرا که هر چه کیفیت الزامات بهتر باشد، به طور معمول می‌توان انتظار داشت کیفیت راهکار نیز بیشتر باشد.
تعریف متناسب الزامات به کاهش تطویل‌های زمان و دوباره‌کاری‌هایی که ممکن است در طراحی و توسعه ضروری باشند نیز کمک می‌کند.
منبع: https://www.dummies.com
در صورت تمایل در شبکه‌های اجتماعی با من همراه باشید.
