تدوین انگیزه کسب و کاری قانع‌کننده مستلزم شواهد و دلایل کافی در مورد توصیه‌ها و پیشنهادها است، به گونه‌ای که اعتبارسنجی آنها را امکان‌پذیر کرده و به‌درستی مخاطب یا خواننده را به مشارکت و پذیرش متقاعد کند.

مزایای مورد انتظار از تنظیم انگیزه تجاری

هدف اصلی انگیزه کسب و کار فروش یک راه‌حل / راه‌کار مناسب برای مشکل / مساله / نیاز مشخصی به سازمانی است که شما را به خدمت گرفته است.  با وجود آن‌که در تمامی سازمان‌ها تنظیم و ارایه انگیزه تجاری الزامی نیست، با این‌حال در بیشتر سازمان‌ها تنظیم و ارایه آن در مواردی که سرمایه‌گذاری بیش از حد مشخصی پیشنهاد می‌شود، ضروری است. حتی اگر در سازمان شما تنظیم این سند ضروری نباشد، به دلایل زیر ممکن است تدوین آن توجیه‌پذیر و حتی ارزشمند باشد.

• ایجاد تصویر و بینشی قابل اتکا در مورد قابلیت اجرای راه‌کار یا ایده پیشنهادی: به عنوان یک حداقل، تنظیم و نگارش خلاصه مدیریتی و بیانیه ماموریت می‌تواند بینشی باورنکردنی درباره قابلیت اجرایی شدن راه‌کاری که مدنظر دارید به شما بدهد. همچنین این امکان را به شما می‌دهد تا افکار خود را سازماندهی و منسجم کنید و در مورد احساس درونی‌تان در مورد صحت راه‌کار با اطمینان بیشتری قضاوت کنید. همچنین فرآیند نگارش مبنایی را برای تحلیل‌های بعدی و توسعه راه‌کار برایتان ایجاد می‌کند.
• پشتیبانی از مطالعه امکان‌سنجی: مطالعه امکان‌سنجی تلاشی تحلیلی است که تعیین می‌کند می‌توانید به طور منطقی راه‌کار را محقق کنید یا خیر. ارایه یک انگیزه کسب و کاری قوی، می‌تواند حمایتی بیشتری را برای انجام این مطالعه برای شما در پی داشته باشد.
• اولویت‌بندی پروژ‌ه‌ها: گاهی برای تحقق راه‌کار نهایی ضرورت دارد چند پروژه اجرا کنید،‌ در این شرایط «انگیزه کسب و کاری» به شما کمک می‌کند تا آن پروژه‌ها را اولویت‌بندی کنید. در این شرایط تشریح و تبیین هدف و ماموریت پروژه‌ اصلی در قالب انگیزه تجاری، بافتار و زمینه‌ای را برای درک بهتر پروژه‌های فرعی ایجاد می‌کند.

حتی اگر انگیزه کسب و کار به تایید رسیده باشد، این امکان وجود دارد که به واسطه تحلیل بیشتر، لغو یا تغییر آن ضرورت داشته باشد، در این شرایط تنظیم ویرایشی جدید یا حتی نسخه‌ای متفاوت می‌تواند موضوعیت داشته باشد.

چگونگی طراحی «انگیزه کسب و کار» برای مخاطبان

مخاطبان یک انگیزه کسب و کاری تمامی جنبه‌های آن را مورد توجه قرار می‌دهند، خواه به یکی از ذی‌نفعان، یا برخی از آنان یا تمامی آنها ارایه شود. در ادامه برخی نکات و ملاحظاتی که باید درباره مخاطبان و در هنگام تنظیم انگیزه کسب و کاری مورد توجه قرار گیرند، بیان شده‌اند:

• سطح دانش و اطلاعات مخاطبان درباره فرصت موضوع انگیزه کسب و کار: اگر مخاطبان شما با مساله و بافتار آن آشنا باشند، ضرورتی ندارد در تنظیم انگیزه کسب و کار به جزییات زیادی ورود کنید. اما اگر آنها درباره موضوع / مساله اطلاعات، دانش، آموزه‌های قبلی یا پیشینه‌ای نداشته باشند، فراهم کردن حجم زیادی از جزییات در انگیزه کسب و کار ضرورت خواهد یافت.

فرض کنید قرار است نرم‌افزار جدیدی برای حسابداری در سطح افراد راه‌اندازی شده و در اختیار کارکنان آن قرار گیرد. اگر مخاطبان شما درباره راه‌اندازی برنامه در سطح تک‌تک افراد نداشته باشند، می‌توانید این فرآیند را با موردی که مخاطبان درباره آن اطلاعاتی دارند مقایسه کنند (مشابه فرآیند توسعه نرم‌افزار برای سازمان‌های بزرگ‌ مقیاس در مقایسه با سازمان‌های کوچک مقیاس).

• سطوح اختیار برای تصمیم‌گیری: لازم است بدانید نخستین خواننده انگیزه تجاری تصمیم‌گیر نهایی است یا این‌که تایید چند سطح بالاتر یا یک کمیته ضروری است. شناخت شما از تمامی ذی‌نفعان شرکت‌کننده در فرآیند تصمیم‌گیری و تصویب، برای تنظیم متناسب سند انگیزه کسب و کار با نیازهای هر یک از آنها ضروری است.

اگر سند انگیزه گسب و کار را برای ارایه به افرادی با نیازهای اطلاعاتی متفاوت تنظیم می‌کنید، ضروری است که تمرکزتان بر برآورده ساختن نیازهای تصمیم‌گیرنده نهایی باشد. اگر پرونده شما در چند نوبت بررسی و تایید می‌شوند، خلاصه اجرایی را متناسب با نیازهای هر نوبت تنظیم کنید.

• اشتیاق برای محصول یا حل مساله: اطلاع از سطح اشتیاق مخاطب در مورد محصول یا مساله بسیار مهم است. اگر می‌دانید که مخاطبان برای اطلاع از محتوای پرونده انگیزه کسب و کاری مشتاق هستند،‌ زمان و انرژی زیادی را صرف ایجاد هیجان در آنها نکنید. آنها پیشتر به سطح مناسبی از هیجان رسیده‌اند.

در صورتی‌که مخاطب انگیزه کسب و کار، آن را تنها موضوعی برای بررسی و امضا بداند، احتمالا نبرد سختی را پیش رو خواهید داشت. در این شرایط لازم است اطلاعاتی را در سند درج کنید که مخاطب را هیجان‌زده می‌کند. تلاش کنید تا مواردی را بیابید که آنها را درباره پروژه هیجان‌زده و مشتاق می‌کند.

• تمایل به جزییات: برخی افراد هر آنچه به ایشان ارایه شود را می‌خوانند. برخی دیگر صرفا پیام‌های نوشتاری را مورد توجه قرار می‌دهند و به تصاویر توجهی نمی‌کنند و برخی دیگر بیشترین اطلاعات را از جداول، نمودارها و تصاویر دریافت می‌کنند. اطلاع از دسته مخاطبان می‌تواند بسیار ارزشمند باشد و به شما کمک می‌کند تا اطلاعات و سطح متناسبی از جزییات را برای آنها فراهم کنید.

اگر پیشتر با مخاطبانتان همکاری نداشته‌اید، پرس و جو کرده و در مورد آنها اطلاعاتی گردآوری کنید. احتمالا در سازمان شما افرادی حضور دارند که پیشتر برای مخاطبان شما ارایه‌هایی انجام داده باشند. آنها را شناسایی کرده و از ایشان در مورد نحوه اقدام راهنمایی بگیرید.

شما باید انگیزه کسب و کاری را به گونه‌ای تنظیم کنید که نیازهای اطلاعاتی تمامی مخاطبان‌تان مورد توجه قرار گرفته باشد. تحقق این امر می‌تواند مستلزم تنظیم دو خلاصه متفاوت باشد (متناسب با مخاطبان سند).

ساختار اولیه‌ای برای انگیزه کسب و کار

مستقل از ترجیح مخاطب، اکثر انگیزه‌های کسب و کار شامل سه دسته اطلاعات زیر است:

• تعریف و معرفی فرصت: این بخش به شما این امکان را می‌دهد تا ضمن معرفی نیاز / مساله یا فرصت مبنای تنظیم انگیزه کسب و کاری، یک طرح کلی و متقاعد کننده شامل نکات کلیدی، توصیه‌ها، پیشنهادها و نتیجه‌گیری نهایی ارایه دهید.
• توجیه توصیه‌ها / پیشنهادها: شواهدی در سطح کلیات ارایه دهید که به مخاطب این اطمینان را بدهید که عمل به توصیه شما اقدام درستی است. تصویری کلی از معیارهای ارزیابی و نتایجی که پیشنهاد نهایی شما را را تایید می‌کند، ارایه دهید. از همه مهم‌تر مقایسه گزینه‌ها و نتایجی که نشان‌دهنده آن‌است که پیشنهاد شما مناسب‌ترین پیشنهاد (راه‌کار / راه‌حل) است، باید به روشنی ارایه شده باشند.
• مستندات پشتیبان: مستندات پشتیبان به مخاطبینی که به دنبال جزییات هستند این امکان را می‌دهد تا شواهد را با چشمان خود ببینند و به قطعیت لازم درباره صحت و اعتبار فرضیات، تحلیل‌ها و نتیجه‌گیری‌های شما برسند.

هر دسته از دسته‌های مورد اشاره در بالا، دارایی بخش‌هایی است که سطح فزاینده‌ای از جزییات پشتیبان را شامل می‌شوند.