نیازسنجی (ارزیابی نیاز) و بهبود عملکرد – بخش اول
محتوای این جستار (بخشهای اول و دوم)
- چگونه جهتگیری سازمانتان را بهطور واضح اعتبارسنجی کنید؟
- درک گزینههای پیشرویتان برای ارزیابی و چگونگی برقراری ارتباط میان «دو سر طیف – Ends» و «ابزارها – Means».
- تعریف «نیاز» به عنوان شکاف در نتایج و نه روش، چارهکار، راهکار، ابزار یا اختلاف منابع (کمبود منابع).
- ارتباط میان نیازسنجی و ارزیابی.
- چگونگی اطمینان از مشارکت ذینفعان.
یافتن راه درست
مهم است که اطمینان بیابید شما و سازمانتان در مسیر درستی حرکت میکنید. به این معنی که شما دقیقا بدانید به کدام سو میروید و در عین حال زمان آغاز سفرتان را توجیه میکند و زمان رسیدن به مقصد نیز ارزیابی داشته باشید. این نوشتار مفاهیم و ابزارهای پایهای را به شما معرفی میکند تا اطمینان بیابید وقتی نیازسنجی میکنید، دادههای معتبر و قابل اعتمادی دارید و براساس آن میتوانید تصمیم بگیرید.
تعریف دقیق کلمات و مفاهیم و برداشت واحد از آنها ضروری و حیاتی است، حتی اگر برخی از کلمهها آشنا به نظر برسند، لازم است برای بسیاری واژگان تعاریف منحصر به فردی ارایه کنیم. این برداشت واحد چیزی بیش از جنبههای معناشناسی واژگان را در بر میگیرد و در موفقیتتان نقشی اساسی خواهد داشت.
مقدمه: انتخاب مقصد درست
وقتی میتوان یک سفر را موفق در نظر گرفت که در زمان درست، با شرایط مناسب به مقصدی درست برسیم. «مقصد درست – Right Place» حیاتی است. شناسایی جایی که باید بروید و دلیل اینکه چرا باید بهآنجا بروید، دادهها و مبانی مهم و قابل اتکایی را در اختیار شما قرار میدهد که پایه و اساس برنامهریزی، طراحی، توسعه، اجرا، پایش، نظارت و ارزیابی خواهد بود. با این نگرش عملکرد تنها به معنی انجام کار یا نحوه انجام آن نیست، پیش از هر چیز دستاورد اهمیت دارد (رسیدن به مقصد مطلوب و مناسب).
هنگامیکه در مورد بهبود عملکرد صحبت میکنیم، مقصودمان بهبود دستاوردهایمان، نتایج کارهایی که انجام میدهیم و نحوه انجام آنهاست. اگر نتایج مورد انتظارمان بهبود نیابد، بهبود صرف انجام کار و چگونگی انجام آن مفید، موثر و اثربخش نخواهد بود. با این دیدگاه لازم است نتایجی را که مورد نظر است تعریف کنیم و سپس بر اساس آن کارهایی که باید برای تحقق آنها انجام دهیم و چگونگی انجام آنها را برنامهریزی و راهبری کنیم. همین ضرورت به کارگیری نیازسنجی – Need Assessment» را موجب میشود. نیازسنجی دادههای مشخص و قابل اتکایی را درباره اینکه کجا باید بروید، چرا باید بروید و چگونه و در چه زمانی باید حرکت کنید و به مقصد برسید. در ادامه چند نکته و ایده درباره این سفر تشریح خواهد شد.
توجه به نقایص مدلها و شیوههای تفکر متعارف و اجتناب از آنها
یک اشتباه رایج و معمول در مورد چگونگی تصمیمگیری سازمانها برای بهبود اثربخشی و کارایی آن است که تمایل دارند توسعه و بهبود را بدون بررسی مناسب جنبههای زیر شروع کنند (این اشتباه پرتکرارترین و رایجترین مساله در بهبود و توسعه در سطح جهان است):
- اطمینان بیابید که اهداف مبنای اقدام (شامل جشماندازها و ماموریتها) هنوز معتبر و مناسب هستند و واجد ویژگیهای لازم برای مبنای برنامهریزی قرار گرفتن هستند.
- تعریف معیارهای دقیق و روشن برای مدیریت، توسعه، ارزیابی و بهبود مستمر. عدم تعریف رویههای مرسوم برای بهبود سازمانی، گردآوری دادههای مربوط به اینکه سازمان باید به کجا برود، چگونه باید موفقیت را شناسایی و ارزیابی کند و چگونه باید بهبود در سازمان مدیریت شود، احتمال موفقیت سازمان به طور جدی کاهش مییابد.
این مثال را در نظر بگیرید، هواپیمایی صرفا با اتکا به این راهنمایی سفری را آغاز کند «سفر خوبی به سمت سندیگو»، بدون برنامهریزی عملیاتی، ملموس و مورد توافق برای ناوبری. روشها و شیوههای مرسوم که به اقدامهای سریع تحت عنوان قاطعیت یا عملگرایی منجر میشوند، اغلب به اشتباههای پرهزینه میانجامد. اقدامهای سریع اگر پس از درک مشکلات و فرصتها و انتخاب آگاهانه راهکارها باشد، به خودی خود بد محسوب نمیشوند.
شروع با نیازسنجی برای گردآوری پیشاپیش دادهها با هدف جهتگیری درست
نخستین اقدام پیشنهادی در این نوشتار انجام عملگرایانه و در عینحال واقعبینانه نیازسنجی است. به بیان دیگر رویکرد این جستار چارهاندیشی برای مشکلات رویکردهای فعلی و برطرف ساختن آنها با توصیه به تمرکز بر عملکرد قابل اندازهگیری به کمک تعریف اهداف موثر و مفید است. اگر کسی وضعیت موجود را با موارد قابل سنجش به چالش نمیکشید، ما همچنان با باور به مسطح بودن زمین زندگی میکردیم.
در این نوشتار و قسمتهای بعدی آن پیشنهاد رویکردها، ابزارها، روشها، فعالیتها و تکنیکها تا زمانی به تعویق میافتد که تمامی ذینفعان اثربخشی و بهبود سازمانی بتوانند مقصد و چرایی انتخاب مقصد را به طور قابل اندازهگیری بیان و توجیه کنند (و با آن ارتباط نیز برقرار کنند). این رویکرد از شروع با مفاهیم مبهم در مورد مقصد (به بیان دیگر «راهکارهای در جستجوی مشکلات – Solution in search of problems» پیشگیری کند). نمونهای از این راهکارهای در جستجوی مشکلات عبارتند از: «در کلاس جهانی باشید»، «تعالی»، «مشتریان راضی» و «پیشرو بودن».
یک سازمان متعالی با نگرشی قابل سنجش موارد زیر را تعیین میکند:
- در اولویت اول کجاست و قرار است به کجا برود؟
- در اولویت بعدی به موقع رسیدن و در شرایط خوب رسیدن در اولویت قرار میگیرد.
- و در نهایت در موردی چگونگی رسیدن تصمیم خواهند گرفت.
هر سه مورد بالا مهم هستند، اما بیش از هر چیز تعریف «مقصد» اهمیت مییاید.
یک نقشه راه معقول برای یک سفر موفق (که برای بهبود قابل سنجش بهبود به سازمان کمک خواهد کرد) مبنای فرآیند کلی بهبود عملکرد در قالب گامهای زیر است: سنجش (ارزیابی)، تحلیل، طراحی، توسعه، اجرا و ارزیابی اثربخشی.
این چارچوب از الگوی معمول ADDIE (تحلیل، طراحی، توسعه، اجرا و ارزیابی اثربخشی) کارآمدتر است، چرا که فرض را بر این نمیگذارد که افراد و سازمان میدانند چه چیزی را تحلیل میکنند و در ابتدا باید با ارزیابی و نیازسنجی مقصد را تعیین کنند.
تاکید عمده این مجموعه نوشتارها بر نیازسنجی، تحلیل علتها و انواع دیگر بررسیها و تحلیلها و در عینحال برقراری ارتباط مستمر میان ارزیابی اثربخشی و بهبود مستمر است.
انتخاب مقصد مناسب برای بهبود عملکرد و اثربخشی در سازمان، مستلزم تغییر، انتخاب و بررسی پیامدهاست (Change, Choices, and Consequences).
در هر صورت تغییر گریزناپذیر است و موضوع اصلی آن است که قربانی تغییر هستید یا راهبر و استاد تغییر. این نگرش منجر به یک انتخاب میشوید: آیا تصمیم میگیرید آیندهای جدید و بهتر بسازید یا تنها به رخدادهای آینده واکنش نشان خواهید داد؟ و متعاقب آن پیامدهای انتخاب شما در مواجهه با تغییر موضوعیت خواهد یافت. آیا بهگونهای قابل سنجش برای سازمانتان ارزش خلق میکنید یا با اقدامهایتان کاهش ارزش در سازمان را رقم میزنید؟
توجه داشته باشید این شما یا سازمان شما است که تصمیم میگیرد و مسوولیت پیامد یا پیامدهای آن نیز بر عهده شما خواهد بود. در عینحال توجه به این نکته مهم ضروری است که اگر در انتخابهایتان مردد باشید، تصمیم نگرفتن خود یک تصمیم است.
براساس آموزههای پیتر دراکر (متخصص مدیریت) هنگامی که با عدم قطعیت مواجه میشویم (که واقعیتی گریز ناپذیر است)، بهتر است «اگر نمیتوانیم آینده را پیشبینی کنیم، باید آن را خلق کنیم». این نگرش به شما اجازه میدهد در چارچوب نیازسنجی آینده بهتری را برای خود و سازمانتان تعریف و خلق کنید. این نگاه به معنای تعریف ملموس موفقیت و تحقق آن است. موفقیتی که بتوان آن را اثبات کرد.
مدل AADDIE
نیازسنجی میتواند تعریف و دستیابی به مقصد صحیح را تسهیل کند (در زمان درست و با شرایط مناسب و صحیح). در این مجموعه نوشتارها پس از مرور چگونگی نیازسنجی، در مورد مفاهیم و ابزارهای پایه که میتواند به شما در راهبری و خلق بهبود و موفقیت سازمانی کمک کند، مطالبی ارایه خواهد شد.
منبع: Need Assessment for organizational success (By roger kaufman + ingrid Guerra-López)
در صورت تمایل در شبکههای اجتماعی با من همراه باشید.
