اگر در جلسههای زیادی شرکت کرده باشید، کمکم به این نتیجه خواهید رسید که هدف بیشتر جلسهها، هماهنگی جلسه بعدی است.
با اینکه از شما انتظار میرود بهطور موثر جلسهها را برنامهریزی و برگزار کنید، اما باید توجه داشته باشید، آنچه که پس از جلسه انجام میدهید نیز واقعا مهم است. این در حالیاست که معمولا آنچه باید انجام شود چندان روشن و شفاف نیست! بدون فرآیندی روشن برای یادداشتبرداری و مستندسازی جلسه و سپس پیگیری اقدامها، جلسهها یکی پس از دیگری برگزار میشوند بدون آنکه هیچ پیشرفت روشن و واقعی حاصل شده باشد.
اگر تا بهحال از یک جلسه یادداشتبرداری کرده باشید، با دشواریهای آن آشنا هستید. با هدف ثبت و تحلیل آنچه گفته میشود وارد جلسه میشوید، اما در نهایت با مجموعهای از خطوط درهم و پیکانهایی در یادداشتهایتان مواجه میشوید که مرور آن یادآور رمزگشایی از یک زبان باستانی است و یا در تمام جلسه مواردی را یادداشت میکنید و در انتها متوجه این واقعیت میشوید که هیچیک از مسایل را واقعا و بهدرستی درک نکردهاید. در هر دو حالت نتیجه یکسان است: اتلاف وقت و از جلسهای به جلسه دیگر با هدف پیشبرد پروژه.
اما همیشه نباید اینگونه باشد.
در این راهنما شما را با فرآیند سادهای برای آمادهسازی، نگارش و به اشتراکگذاری یادداشت های جلسه آشنا میکنیم که در عمل به پیشبرد کارها کمک خواهد کرد.
مقصود از یادداشتهای جلسهها، صورتجلسهها نیستند (اما این دو میتوانند شامل بسیاری اطلاعات مشابه باشند).
بهطور کلی جلسهها شهرت بدی دارند و بیشتر افراد شرکت در جلسه را معادل وقتکشی تلقی میکنند. با این حال، واقعیت این است که یکی از بهترین کارهایی که در هر کسب و کاری میتوان انجام داد آناست که گروهی از افراد باهوش را در یک اتاق جمع کنید تا اطلاعات خود را با هم به اشتراک بگذارند.
با این همان جایی است که بسیاری از افراد به بیراهه میروند. جمعکردن افراد در یک اتاق به تنهایی کافی نیست، بلکه باید بدانید گام بعدی چیست و چه کاری باید انجام شود؟
برای ثبت اطلاعات یک جلسه دو ابزار وجود دارد: صورتجلسهها و یادداشتها. اگر چه این دو در برخی جنبهها شبیه به هم هستند، اما برای افراد مختلف اهداف و کاربردهای متفاوتی دارند، که ضروری است در ابتدا این موضوع روشن شود.
یادداشت های جلسه، منابع شخصی شما از یک جلسه هستند که مجموعهای از ایدهها، اهداف، مهلتها، دادهها، گامهای بعدی و هر مورد دیگری که برای شما جالب، مفید و کاربردی بودهاست را شامل میشوند.
هر فرد یادداشتهای خود را از جلسه تهیه میکند و غنا و اثربخشی این یادداشتها تابع پیشینه و دانش شخصی شما و موارد مطرح شده در جلسه است. در سوی دیگر، صورتجلسهها، اسنادی رسمی از رخدادها و تصمیمهای جلسه هستند که موارد زیر را در بر میگیرند:
- فهرست کاملی از حاضران و غایبان
- زمان شروع و پایان جلسه
- موضوعات کلیدی مطرح شده در جلسه
- تصمیمات اتخاذ شده در جلسه، اقدامهای لازم و مسئولیتهای مرتبط با اقدامها و تصمیمها
بهطور خلاصه میتوان گفت که تفاوت صورتجلسه با یادداشتهای جلسه این است که یک فرد مشخص مسئول تهیه صورتجلسه است و این کار براساس روندی ساختار یافته انجام میشود (صورتجلسهها اسناد قانونی هستند و باید به شیوهای کاملاً دقیق و مشخص تهیه شوند).
آنچه در صورتجلسهها معمولاً وجود ندارد، اشاره به سوابق ذهنی، زمینه و دیدگاههای شخصی شماست. در حالی که میتوانید اطلاعات پایهای جلسه را در صورتجلسه پیدا کنید، اما این اسناد توان ثبت بینشها و ایدههای لحظهای و ناگهانی که باعث پیشرفت پروژه میشوند را ندارند.
چگونه یادداشتهای واقعا موثری از جلسه تهیه کنیم؟ ۵ گام برای ارزشمندتر کردن جلسهها
چگونه یادداشتهایی از جلسهها تهیه کنیم که واقعاً مؤثر باشند؟ روند آن همان چیزی است که باعث موفقیت جلسه میشود: برنامهریزی، ساختاردهی و پیگیری.
با وجود آنکه یادداشتهای جلسهها به اندازه صورتجلسهها ساختار یافته و منسجم نیستند، اما همچنان باید از چارچوبهایی پیروی کنند. سادهترین روش برای این کار استفاده از یک قالب یادداشت جلسه است. سندی با الگو و فرمت ساده که شما را در فرآیند یادداشتبرداری راهنمایی میکند.
نقطه شروع یادداشت برداری موثر، جلسههای موثر است!
پیش از هر چیز، ببینیم دقیقاً از چه مواردی باید یادداشتبرداری شود و چگونه میتوان از قالب یادداشتهای جلسه به بهترین شکل ممکن استفاده کرد.
۱) براساس دستور جلسه پیش بروید.
در راهنمای برگزاری جلسههای مؤثر، مهمترین قاعدهای که باعث میشود جلسهها کمتر منجر به اتلاف وقت شوند به شرح زیر است:
«تنها به برگزاری جلسه اکتفا نکنید و در عینحال امیدوار نباشید که کارها به خودی خود پیش میروند. باید جلسه را هدایت و راهبری کنید و درک دقیق از اینکه جلسه قرار است چه هدفی را مشخص کند، نقطه شروع میباشد. اگر هدف روشنی وجود نداشته باشد، هیچکس نمیداند چه انتظاری را باید محقق کند یا درک مشترکی از آنچه باید محقق شود وجود نخواهد داشت».
هدف شفاف جلسه باید در قالب دستور جلسه بیان و به اشتراک گذاشته شود. دستور جلسه نهتنها منجر به همراستایی حاضران میشود، بلکه ساختاری ایدهآل را برای یادداشتهای جلسه فراهم میکند.
بهجای آنکه بیهدف نکات کلیدی جلسه را بنویسید، پیش از جلسه و براساس دستور آن، قالب یادداشتهای خود از جلسه را آماده کنید. این قالب باید بهگونهای باشد که بتوانید نکات را یادداشت کنید و فضای کافی را نیز برای ثبت خلاصهای کوتاه، نتایج، ایده یا نکات دیگر در نظر بگیرید (هر نکته کلیدی باید در قالب چند جمله محدود بیان شود).
با اینحال تمامی جلسهها دستور جلسه ندارند (توجه به این نکته ضروری است که تنظیم یادداشت در جلسههای غیر رسمی یا فوری بسیار مهم و ضروری است). لازم است فضای خالی پیشبینی شود و در طول جلسه پر شوند.
۲) تمرکز بر قالب و فرمت
حتی در مواردی که دستور جلسهای تنظیم و برای مدعوین ارسال شدهاست، جلسهها به ندرت دقیقا مطابق برنامه پیش میروند. با اینحال میتوان این کاستی را با استفاده از یک قالب یادداشت منظم و یادداشتبرداری منسجم میتواند این کاستیها را تا حدی جبران کند.
برخی نکات کلیدی که باید در یادداشتهای جلسه درج شوند، عبارتند از:
- نام، تاریخ و زمان برگزاری جلسه (یا لینک تماس ویدئویی مورد استفاده)
- هدف اصلی جلسه
- چه کسانی باید در جلسه حضور داشته باشند؟ (در صورت غیبت افراد کلیدی میتوانید این بخش را بهروزرسانی کرده و برای پیگیری اقدام کنید)
- نکات کلیدی دستور جلسه
- سوالاتی که نیاز به پاسخ دارند
- تصمیمهای جلسه
- اقدامهای عملی و مسئول انجام، مهلتها، چارچوبهای زمانی و گامهای بعدی
قالب مناسب برای یادداشتهای جلسه باید به گونهای طراحی شده باشد که کاربستپذیر و دارای زمینه و چارچوب مشخص باشد. این قالب باید بتواند فضای کافی و ساختار لازم را برای تفکر و برنامهریزی لازم، پیش از حضور جلسه برایتان فراهم کند. بهبیان دیگر باید بتوان همانند یک بوم سفید نقاشی آن را طبق راهنما و چارچوبی مشخص به یک نقاشی رنگی تبدیل کرد.
) اطمینان بیابید که موارد در قالب اقدامهای عملی واضح و مشخص بیان شدهاند (اقدامهای سازمانیافته و قابل پیگیری).
هدف اصلی یک جلسه، دستیابی به تعریف مشترک از اقدامهای عملی آتی است. شما با پرسشهایی وارد جلسهها میشوید و باید با تعریف مشترکی از راهحلها جلسه را ترک کنید یا دستکم تصویری روشن از گامهای بعدی برایتان ایجاد شود.
در ادبیات رایج، این موارد تحت عنوان «اقدامهای عملیاتی – Action Items» شناخته میشوند و بخش مهمی از یادداشتهای جلسه را تشکیل میدهند.
وعده دادن و کلیگویی در جلسهها ساده و آسان است، اما پس از پایان جلسه باید از خود بپرسید «دقیقا قرار شد چه کاری انجام دهم؟»
دادن وعده در جلسه آسان است، اما پس از پایان جلسه ممکن است از خود بپرسید: «دقیقا قرار بود چه کاری انجام دهم؟»
اقدامهای عملیاتی، یک وظیفه مشخص و مستقل را بیان میکند که به طور مشخص به سه پرسش پاسخ میدهد:
- چهکسی؟ – در پاسخ به این پرسش تنها مسوول انجام وظیفه مشخص نمیشود، بلکه باید مسوولیتهای مرتبط به انجام وظیفه را نیز مشخص کند (کسانی با آنها کار میکنید یا در انجام وظیفه به آنها وابسته هستید).
- چه چیزی؟ – شرح مختصری از وظیفه را تبیین میکند. متن این شرح باید در یک یا دو جمله خلاصه شود و بر استفاده از افعال کنشی (Action Verbs) تمرکز شود (به عنوان مثال «فهرست الزامات محصول را بازنگری و ایدهها را برای جلسه اولویتبندی ویژگیها، آماده کنید»).
- چهموقع؟ – به معنای بیان مهلت تکمیل یا پیگیری وظیفهاست. با تعیین دقیق تاریخ و ساعت دقیق اقدام، میتوان در جهت تضمین پاسخگویی و پایبندی به تصمیمها گام برداشت.
اقدامهای عملیاتی، ابزاری برای تحقق تصمیمگیریهای جلسههستند (به بیان دیگر بازدهی موثر زمان اختصاص یافته به جلسهها را تضمین میکنند) و در عینحال اهمیت و کارکرد یادداشتهای جلسه را نیز نمایان میکند. ضروری است اطمینان بیابید که انتظارها و وظایف محول شده، بهطور دقیق و شفاف بیان و اطلاعرسانی شدهاند).
۴) پیشبینی فضایی برای ایدهها و تفکر خلاقانه
یادداشتهای جلسهها تنها ابزاری برای ثبت و مستندسازی اطلاعات نیستند (این کارکرد با استفاده از صورتجلسهها قابل تحقق است). این یادداشتها ابزاری استراتژیک برای پیگیری اقدامها، تحلیل تصمیمها و تسهیل پیامدهای عملیاتی محسوب میشوند.
میتوان یادداشتهای جلسه را ابزار و فرصتی برای ثبت تمامی ایدهها و اندیشههایی دانست که در طول جلسه به خطور میکند. برای سازماندهی این موارد در یادداشتها، میتوان از یکی از دو روش زیر استفاده کرد:
۱) اختصاص بخشی مجزا در انتهای هر صفحه برای ایدهها. در این رویکر فضای مشخصی در پایین صفحه یادداشتها به ثبت ایدهها اختصاص پیدا میکند. این رویکرد ضمن فراهمکردن امکان ثبت سریع اندیشههای لحظهای، دسترسیهای بعدی به آنها را نیز تسهیل میکند. در عینحال استفاده از این رویکرد ارتباط میان بافتاری که باعث شکلگیری ایده شده است را با خود ایده تبیین و تصریح نمیکند (چرا اساسا ایده شکل گرفت؟ در حین چه گفتگویی؟ با چه ملاحظات و در چه بافتاری؟).
۲) تقسیم الگوی یادداشتبرداری به دو بخش مجزا. الگوی یادداشتبرداری خود را با ترسیم خطی عمودی در وسط (یا با اندکی انحراف نسبت به یک سوی صفحه) به دو بخش مجزا تقسیم کنید و یک سمت را به ثبت یادداشتهای رسمی و متعارف جلسه و سمت دیگر را به ایدهها و نکاتی که در جلسه به ذهن رسیدهاست اختصاص دهید. در این روش ارتباط میان ایده، نکات کلیدی مرتبط و بافتار گفتگوها حفش میشود که نتیجه آن درک بهتر خاستگاه و زمینه شکلگیری ایدهها خواهد بود. با اینحال این روش میتواند نظم ظاهری یادداشتها را کاهش دهد و میان دو بخش تداخل بصری ایجاد کند.
۵) یادداشتهایتان را ابزار و سامانهای برای مدیریت دانش بدانید (و در صورت تنظیم صورتجلسه رسمی، آن را نیز پیوست یادداشتها کنید).
یادداشتهای شما بخشی از دانش تیمی است. هر چه بیشتر این یادداشتها را با سایر اعضای تیم به اشتراک بگذارید، هماهنگی و کارایی تیم به میزان قابل ملاحظهای ارتقا خواهد یافت.
ضروری است برای این مقصود باید از یک سیستم یکپارچه نگهداری و انتشار یادداشتهای جلسه استفاده کرد، بهگونهای که:
۱) در فضایی در دسترس ذینفعان ذخیره شود.
۲) بهصورت خودکار با آن دسته از اعضای تیم که در جلسه حضور نداشتهاند،به اشتراک گذاشته شود.
پس از جلسه: تبدیل اقدامهای عملیاتی به وظایف در ابزار مدیریت پروژه
لازم است پس هر جلسه اقدامهای عملیاتی در قالب وظایف و ترجیحا در ابزارهای مدیریت پروژه تعریف شده و پیگیری شوند.
نمونه از قالبهای قابل استفاده برای سازماندهی یادداشتهای جلسهها
در این نوشتار اهمیت تنظیم یادداشتهای جلسهها و استفاده از الگوهای مربوط بررسی شد. خبر خوش این است که نیازی به طراحی این الگوها از نقطه صفر نیست.
۱۰ شیوه موفق تجربه شده برای تهیه یادداشتهای جلسه – که میتوانند به اقدامهای موثر منجر شوند.
نقطه شروع یادداشتهای موثر، جلسههای کارآمد است. همانطور که پیشتر نیز اشاره شد، برگزاری جلسههای موثر تیمی، پایه و اساس تحقق نتایج مطلوب است. در عینحال در کنار توجه به برگزاری جلسههای موثر، با استفاده از اصول اولیه، آمادهسازی الگوی یادداشتبرداری و توجه به نکات زیر میتوانید اثربخشی را افزایش دهید.
۱) شروع با قلم و کاغذ و سپس انتقال به ابزار دیجیتال
یادداشتبرداری موثر را میتوان نوعی دانش تلقی کرد. در عینحال توجه به این نکته ضروری است با وجود آنکه این اعتقاد وجود دارد که یادداشتهای جلسهها باید در نهایت با ابزارهای مدیریت پروژه عملیاتی شوند، اما فرآیند یادداشتبرداری میتواند مستقل از این ابزارها آغاز شود.
تحقیقات نشان میدهند بهترین ابزار برای یادداشتبرداری، قلم و کاغذ ساده است و دلایل علمی قابل اتکایی نیز برای آن وجود دارد.
یادداشتبرداری و ثبت دستی یادداشتهای جلسهها شما را به صرفهجویی و گزیدهنویسی وادار میکند و در عمل انتخابی و هدفمند عمل خواهید کرد، کیفیت را بر کمیت ترجیح خواهید داد و ذهن خود را بهتر سازماندهی خواهید کرد.
یادداشتبرداری دیجیتال (بهویژه از طریق تایپ) ماشینی و بیروح است، بهجای پردازش محتوا واژگان ثبت میشود، شما را از مشارکتکننده فعال به منشی جلسه تبدیل میکند، نکات ضمنی را از دست خواهید داد، دچار حواسپرتیهای ناخواسته میشوند، کیفیت درک مطلب را تا ۷۰ درصد کاهش میدهد و در یککلام حضوری ذهنی شما در جلسه تا ۴۰ درصد کاهش مییابد.
شما باید در مورد آنچه ثبت و مستند میکنید هدفمند باشید و تنها روی آنچه مهم است متمرکز بمانید.
اگر هدف شما ثبت همه چیز در قالب صورتجلسه است، به سراغ روشهای دیجیتال بروید و در صورتیکه فعال بودن در جلسه، ثبت مواردی که واقعا الهامبخش خواهند بود و مستند کردن منطقی هستید، استفاده از روشهای غیر دیجیتال (آنالوگ) ارجحیت دارد.
۲) انتخاب روش درست متناسب با جلسه
باید مطمئن شوید که یادداشتهای دستنویس شما معنیدار هستند، از همینرو انتخاب روش مناسب یادداشتبرداری در لحظه اهمیت بسیار خواهد داشت.
در گام نخست باید دو الگوی یادداشتهای جلسه را کپی کنید و اطمینان بیابید که تمامی موارد مهم را پوشش دادهاید. در گام بعد روشی را انتخاب کنید که آسان باشد و به شما اختیار دهد از آنچه در جلسه میگذرد، مطلع بمانید. آزمودن موارد زیر پیشنهاد میشود.
روش کرنل (Cornell Method)
سیستم یادداشتبرداری کرنل شامل تقسیم صفحه شما به بخش یادداشتهای جلسه در سمت چپ، نکات کلیدی و مهم در سمت راست و خلاصهای کوتاه (تصمیمها و اقدامهای عملیاتی) در پایین صفحه است.
سیستم یادداشتبرداری کرنل شامل تقسیم صفحه شما به یادداشتهای اساسی در سمت راست و نکات کلیدی و نکات مهم در سمت چپ است. پایین صفحه برای خلاصهای کوتاه از یادداشتهای شما در نظر گرفته شده است.
کرونل ساختار سادهای است که الگوی مورد نظر را منعکس میکند و یادداشتبرداری در جلسههای فاقد دستور جلسه را سریع و آسان میکند.
روش چهاروجهی (Quadrants Method)
این روش برای یادداشتبرداری بسیار ساده است و افراد بسیاری از جمله بیلگیتس از آن استفاده میکردند.
یک قطعه کاغذ را به چهار بخش زیر تقسیم کنید:
- پرسشها: هر آنچه در طول جلسه مطرح میشود و شما به آن پاسخ میدهید.
- یادداشت و یادآور: اندیشهها، ایدهها و موارد مورد گفتگو.
- اقدامهای عملیاتی شخصی: آنچه شما باید انجام یا تحویل دهید.
- تخصیص به سایران: آنچه دیگران باید انجام دهند یا اطلاعاتی که شما باید در اختیار سایر ذینفعان قرار دهید.
الگوی این روش کمی پیچیدهتر از الگوی قبلی است و تطبیق با آن دشوارتر است. با اینحال میتوانید به وسیله آن به سرعت اطلاعات مرتبط را جمعآوری کنید. استفاده از این الگو زمانی پیشنهاد میشود که زمان کافی برای آمادهسازی نداشته باشید.
اطمینان بیابید که از مناسبترین الگو و روش برای کار خود استفاده میکنید.
۳) ضرورتی به نوشتن همه چیز نیست!
اگر قرار باشد یکی از پیشنهادهای این جستار به عنوان بهترین شیوه (BP) پیشنهاد شود آن است که یادداشتهای خود از جلسه را کوتاه تنظیم کنید.
تلاش برای یادداشت تکتک واژهها بیمعنی است. تنها بر نکات کلیدی، مسوولیتها، پرسشها و ایدهها تمرکز کنید و مستند کردن سایر موارد را به صورتجلسه واگذار کنید.
و در نهایت مجددا تاکید میشود که اختصار بهترین دوست یادداشتبردار است.
۵) یادداشتهایی با قابلیت مرور سریع
استفاده از ساختارها و قالبها، یادداشتهای جلسه را از حالت فشرده و دشوار برای مرور، به حالتی دلپذیر، کارآمد و مرورپذیر تبدیل میکند.
مطمئن شوید که الگوی یادداشتهایتان از جلسه دارای ساختار و تیترهای روشن و شفاف است بهگونهای که بعدها بتوانید آنچه میخواهید را بهراحتی بیابید. به عنوان یک حداقل میتوانید از تیترهای معرفی شده در الگوهای این نوشتار استفاده کنید. با اینحال ممکن است در جلسههای مهم و استراتژیکتر ضرورت داشته باشد از زیر تیترها برای دستهبندی موارد استفاده کنید.
بهعنوان مثال الگوی زیر را در نظر بگیرید:
) استفاده از علایم و کدهای خاص برای برجستهسازی و علامتگذاری نکات مهم
- استفاده از µ برای مسایل و مواردی که توجه ویژهای را میطلبند.
- سه مسوولیت / وظیفه اصلی خود را به ترتیب اهمیت و اولویت شمارهگذاری کنید.
- ازs برای مشخص کردن پرسشهایی که به پاسخ آنها نیاز است استفاده کنید.
- تا حد امکان و بدون از دست رفتن روح و معنا از اختصار (سرواژگان) استفاده کنید.
۶) توجه به بافتار و زمینه (Context)
در مقاطعی از عمر خود ممکن است نگاهی به یادداشتهایتان بیاندازید و هیچ ایدهای از اینکه در زمان نوشتن یادداشت چه فکری در سرتان بوده، نداشته باشید! اطلاع از بافتار و زمینه به ما کمک میکند تا درک روشنتری از چرایی تصمیم و چگونگی تصمیمگیری داشته باشیم.
از بخش بالای قالب یادداشت خود استفاده کنید و افکار، ایدهها و روحیه خود را قبل از ورود به جلسه در حداکثر یک یا دو جمله ثبت کنید.
بهعنوان مثال:
بازاریابی محتوا برای فصل تابستان در جلسه برنامهریزی
- قصد و هدف: پس از مشاهده موفقیتهایمان در بازاریابی محتوا در فصل قبل، در این جلسه قرار است در مورد اینکه چگونه به رشد و نوآوریمان در فصل جاری ادامه دهیم، گفتگو کنیم. نکات کلیدی مورد گفتگو عبارتند از: برنامه و تقویم انتشار، استراتژی در شبکه های اجتماعی و همکاری با افراد تاثیرگذار (ایفلوئنسرها).
۷) پاسخ به برخی پرسشهای ساده پیش از جلسه
احتمالا بسیاری از جلسهها را میتوان با یک تماس تلفنی، یک ایمیل یا یک گفتگوی سرپایی و پرسیدن چند پرسش جایگزین کرد (مهمترین پرسش: هدف و چرایی برگزاری جلسه چیست؟)
وقتی در مورد یادداشتبرداری موثر از جلسهها صحبت میشود، طرح برخی پرسشها پیش از جلسه ارزشمند میشود.
نگاهی به برنامهتان بیاندازید و روی نکات کلیدی هر جلسه چند دقیقهای تمرکز کنید. چگونه میتوانید برای پیشبرد سریعتر جلسه خود را آماده کنید؟
۸) تمرکز بر ادامه کار
در حالی که یادداشتهایی از گذشته را ثبت میکنند، افکار شما باید کاملاً بر آینده متمرکز باشد.
ضرورتی ندارد اگر برخی از نکات و موارد مورد گفتگو را یادداشت نکنید، بلکه مهم آن است که یک اقدام عملیاتی یا سررسید انجام آن را از دست ندهید. مطمئن شوید که موارد را بهمحض طرح، ثبت میکنید و در چند دقیقه انتهای جلسه مسوولیتهای خود را با لحن و ادبیات خود جمعبندی کنید.
اینکار به تثیبت موارد در حافظه شما کمک میکند و در عینحال خود و دیگران از درک و برداشت روشن نسبت به موارد و عدم برداشتهای متفاوت مطمئن خواهید شد.
۹) وضوح و شفافیت فوقالعاده تصمیمها و اقدامهای عملیاتی
باید اطمینان بیابید یادداشتهای مرتبط با هرآنچه که نیازمند اقدام است، کاملا واضح و شفاف تنظیم شدهاند. اگر نتوانستید به این اطمینان برسید، مطمئن باشید لازم است مسایل را با تیم خود به طور کامل و با جزییات بیشتر بررسی کنید.
در هنگام یادداشت اقدامهای عملیاتی باید اطمینان بیابید که از قاعده 3Cs پیروی کردهاید:
۱) شفاف و واضح (Clear): آیا بلافاصله مشخص است چه کاری باید انجام شود؟ آیا به پرسشهای چهکسی، چهچیزی و چه زمانی پاسه داده شدهاست؟
۲) مختصر (Concise): آیا در قالب یک یا دو جمله تنظیم شدهاست؟ اگر نه، آیا قابل کوتاهتر شدن است یا خیر؟
۳) یکپارچه (Consistent): آیا از قالبی ثابت استفاده کردهاید که مرور یادداشتها را تسهیل کند؟
۱۰) بهاشتراکگذاری یادداشتها با ذینفعان
یادداشتهای جلسهها قطعا برای شما کارآمد هستند، اما قطعا برای افرادی که نتوانستند در جلسه شرکت کنند، اما باید از آنچه در حال وقوع است با خبر باشند، اهمیت و کارآمدی بیشتری خواهد داشت.
در صورتی که از برنامه مدیریت ارتباطات استفاده میکنید، به آن مراجعه و افرادی را که نیاز به اطلاع از خروجیهای جلسه دارند را شناسایی کنید و سپس یادداشتها را برای آنها ارسال و اقدامهای عملیاتی مربوط به ایشان را به آنها تخصیص دهید.
افزایش اثربخشی و اهمیت جلسهها با یادداشتبرداری بهتر
یادداشتبرداری موثر از جلسهها مهارتی است که دستکم گرفته شدهاست. اما با تسلط بر اصول و شروع استفاده از یک الگوی کارآمد، سازمانیافتهتر و بهرهورتر عمل خواهید کرد و پیامد آن ضرورت کمتر به حضور در جلسهها در بلندمدت خواهد بود.
منبع: https://plan.io/blog/meeting-notes/
در صورت تمایل در شبکههای اجتماعی با من همراه باشید.
