جلسهها معمولاً شهرت بدی دارند و چندان در میان اعضای تیمها محبویت ندارند. مانند بسیاری از ابزارها همانند ایمیل، اسلک و گوشیهای هوشمند، جلسهها نیز هرگز با این هدف طراحی نشده بودند که هر دقیقه از زندگی ما را در بیداری به تسخیر خود درآورند. اما در عمل این اتفاق رخ دادهاست و به واقعیتی در سازمانها تبدیل شدهاست. به تقویم هر فردی که چندین پروژه را همزمان مدیریت میکند نگاهی بیاندازید کنید (تقریباً همه ما)، خواهید دید که انبوهی از جلسهها، رویدادها، هشدارها و یادآوریها را زمان فرد را اشغال کردهاند.
اما جلسهها، در پایهایترین معنای خود، تنها فرصتی برای به اشتراکگذاری اطلاعات هستند. اگر پروژهها را همانند یک سفر جادهای بین شهری تصور کنید، جلسهها قرار است تنها توقفهای کوتاهی برای سوخت گیری، بررسی GPS و خرید تنقلات باشند. اما اغلب اوقات، این توقفهای کوتاه به توقفهای طولانی تبدیل میشوند. به جای اینکه سریع وارد شویم و چیزهای ضروری را برداریم و به راه خود ادامه دهیم، گیر میکنیم. این وضعیت باید تغییر کند.
جلسههای منظم، سریع و کارآمد یکی از مطمئنترین راهها برای پیشبرد پروژه هستند (و بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت پروژه چابک و چارچوب اسکرام نیز محسوب میشوند). اگر از ارسال یا دریافت یک دعوتنامه جلسه دیگر هراس دارید، در این نوشتار تلاش شده با پیشنهاد مجموعهای از بهترین روشها و شیوهها، این هراس کاهش یابد و تا حد امکان کمک شود در مسیر جلسههای موثر و کارآمد حرکت کنیم. در عینحال دستور جلسه و قالبهایی برای استفاده در تقریباً هر جلسهای که میزبانی آن را بر عهده دارید یا در آن شرکت میکنید نیز پیشنهاد شدهاست.
این نوشتار براساس ۵ گام برنامهریزی و راهبری جلسهها سازماندهی و نگارش شدهاست و از همینرو میتوانید موارد زیر را در آن پیگیری و ملاحظه کنید:
۱ پیش از جلسه به یک پرسش پاسخ دهید، هزینه واقعی برگزاری جلسه برای سازمان یا کسب و کار چقدر است؟
۲ جلسه را برای برگزاری در کمینه زمان برنامهریزی کنید.
۳ دستور جلسه واضح و شفافی را تنظیم و اطلاعرسانی کنید.
۴ جلسه را متمرکز راهبری کنید (با اینکار تاثیر بد جلسه را کاهش خواهید داد).
۵ گام بعدی را مشخص کنید (قرار نیست گام بعدی برگزاری جلسهای دیگر باشد).
روانشناسی تبدیل شدن جلسهها به معضل
تصور میشود گرد هم آمدن گروهی از افراد باهوش با یک هدف مشترک و متمرکز، ایده خوبی برای استفاده از زمان است. اما متأسفانه، ما به ذهنیت “هر چه بیشتر بهتر” در مورد زمان صرف شده در جلسهها دچار شدهایم. در طول 40 سال گذشته، جلسهها از نظر فراوانی و مدت زمان افزایش یافتهاند. یک مطالعه نشان داد که مدیران اجرایی به طور متوسط 23 ساعت در هفته در جلسهها هستند. به طور متوسط، 15٪ از زمان مفید همکاران سازمان شما در جلساها صرف میشود – رقمی که از سال 2008 هر سال رشد کرده است. این مجموعه مسایل تنها پیامدهای کمی ندارد. بیشتر افراد اعتقاد دارند که کیفیت جلسهها نیز کاهش یافتهاست. نتایج نظرسنجی از ۱۸۲ مدیر ارشد در صنایع مختلف، به شرح زیر است:
۶۵ درصد این مدیران اعتقاد داشتند که جلسهها مانعی برای انجام کارهایشان است.
۷۱ درصد معتقد به غیر مولد و ناکارآمدی جلسهها بودند.
و از همه مهمتر ۶۴ درصد از جامعه آماری باور داشتند که جلسهها مانع فکر عمیق میشوند (به بیان دیگر هزینهای که برای جلسهها میپردازیم را بهنوعی میتوان با جایگزینی تفکر سطحی بهجای تفکر عمیق معادلسازی کرد).
با در نظر گرفتن واقعیتهای پیشگفته، چرا جلسههای ناکارآمد و وحشتناک پر تعداد هستند؟ بهنظر میرسد دلیل را باید در یک نبرد ساده جستجو کرد: نبردی میان لذت فوری و لذت با تاخیر! مغز انسان پاداشهایی را ترجیح میدهد که در زمان حال داده میشوند (هماکنون اتفاق میافتند). این همان دلیلی است که شما را تشویق و ترغیب میکند که در مهمانی رسمی و اداری خود تکه کیکی بخورید در حالی که در تلاش برای کاهش وزن هستید! یا با کارهای فوری و پر تعداد غیر فوری منحرف میشوید و کارهای مهمتر را به تعویق میاندازید.
جلسهها نیز راهی فوقالعاده برای بهدست آوردن لذت فوری هستند. تنها صحبت درباره یک مساله، اغلب باعث میشود احساس کنیم آنرا حل کردهایم! در حالی که در واقعیت تمام کاری که انجام دادهایم آن است که کار واقعی و حل مساله را به زمان و تاریخ دیگری موکول کردهایم. چرا باید ساعتهای طولانی را صرف تلاش برای مواجهه با یک مساله کنیم بدون آنکه پاداشی عاید ما شود، در حالی که میتوانیم در یک گفتگوی یکساعته شرکت کرده و احساس پیشرفت واقعی داشته باشیم!
گفتگو درباره یک مساله باعث میشود که تصور کنیم کاری انجام دادهایم و حتی مساله را حل کردهایم و این در حالی است که در واقعیت، صرفا آن را به زمان و تاریخ دیگری در آینده موکول کردهایم!
جلسههای بد تنها به از دست رفتن زمان منجر نمیشوند، بلکه فعالانه سازمان و کسب و کار شما را نابود میکنند.
جلسههای بد تنها به از دست رفتن زمان منجر نمیشوند، بلکه فعالانه سازمان و کسب و کار شما را نابود میکنند. اگر این عارضه پر تعداد و پر تکرار نبود، شاید میشد بهنوعی با آن کنار آمد، اما با توجه به آمارهای پیشگفته موضوع جلسهها مشکلی همهگیر است. تنها دلیل بد تلقی کردن جلسهها، زمان از دست رفته در خلال آنها نیست، بلکه عوارض جانبی دیگری نیز وجود دارند که این عارضه را تشدید میکنند و گاهی پیامد آنها از عارضه مستقیم زمان از دست رفته به مراتب بدتر است. برخی از این عارضهها عبارتند از:
خلق کار بیهوده!
جلسهها شکلی از لذت فوری را در پی دارند و در عینحال ما را به سوی اشکال دیگری از لذتهای فوری نیز سوق میدهند. در صورتی که سابقه عضویت در هر تیمی با هر اندازه و در هر صنعتی را داشته باشید، با کارهای بیهوده حاصل از جلسهها آشنایی دارید. نمونههایی از آنها به شرح زیر هستند:
- بیایید این موضوع را بیشتر بررسی کنیم و هفته آینده دوباره به آن برگردیم!
- پاسخ را نمیدانیم، بنابراین بیایید ابتدا گزینههای مختلف را بررسی کنیم و دو هفته دیگر نتایج بررسیها را به اتفاق مرور کنیم.
مشکل این است که بسیاری از موارد اینچنینی کار واقعی به نظر میرسند و در حالی که همواره میزانی از تحقیق و بررسی ضروری است، اما جلسههایی که بد برنامهریزی و راهبری میشوند، راهی برای بزرگنمایی آنها پیشروی ما قرار میدهد (کمتر ضرورت بررسی بیشتر و میزان این بررسی اعتبارسنجی میشود).
جلسه و نیاز کاذب به جلسههای بعدی
«بیایید جلسه دیگری هم برای بررسی این موضوع داشته باشیم». این احتمالا جملهای پر تکرار است که در خلال و انتهای جلسههای بد، آن را بسیار شنیدهایم. گام بعدی چیست؟ یکجلسه دیگر!
یک جلسه (گردهمایی / دورهمی) بیدلیل، بیسر و صدا به یک هیولای چند سر تبدیل میشود، بهگونهای که اگر یکی از این سرها را قطع کنید، دو سر دیگر بهجای آن ظاهر میشود.
ایجاد «ترس از دست دادن – FOMO[1]» و سردرگمی در اولویتها
احتمالا «ترس از دست دادن» مهمترین نتیجه حاصل از جلسههای بد است. میدانید ضرورتی به حضور شما در جلسه نیست، اما در جلسه حاضر میشوید، در انتهای اتاق مینشینید و به مکالماتی گوش میدهید که به شما مربوط نیست و ارزش افزودهای برای شما یا کسب و کارتان ایجاد نمیکند! ناگهان اولویتهای ما از انجام کارهایی که باید انجام دهیم تغییر میکند و ضرورت حضور در تمامی جلسههای بعدی جایگزین آن میشود، تنها به این دلیل که تصور میکنیم نباید چیزی را از دست دهیم و لازم است با شرکت در جلسهها در جریان امور قرار گیریم!
۵ گام برای برگزاری جلسهای سریع و کارآمد (برای زمانی که شما راهبر جلسه هستید)
موارد پیشگفته به این معنا نیست که جلسهها ذاتا بد نیستند. وقتی جلسهای بهخوبی برگزار و راهبری شود، روش و ابزاری عالی برای ایجاد اجماع درباره یک تصمیم بزرگ و مهم یا راهی مناسب و موثر برای ایجاد ارتباط و یکپارچگی در تیمهاست (بهویژه وقتی تیمی دورکار است، جلسهها یک از موثرترین ابزارها برای ایجاد احساس درجریان بودن و ارتباط با سایر اعضای تیم است).
[1] FOMO stands for “Fear of Missing Out,” a psychological phenomenon that causes investors to make impulsive decisions when they see others profiting.
جلسهها به خودی خود بد نیستند، ما آنها را بد برنامهریزی، راهبری و برگزار میکنیم. سه دلیل پایهای بد بودن اکثر جلسهها عبارتند از؛
- برگزار مکرر و پر تکرار
- ضعف در مدیریت زمان جلسهها
- راهبری و برگزاری بد
با وجود مجموعه مطالبی که پیشتر مورد اشاره قرار گرفتهاند، باید توجه داشت که اهداف مورد نظر از برگزاری یک جلسه را نباید غیر قابل تحقق بدانید. اگر مشغول سازماندهی جلسهای هستید یا در جلسه / جلسههایی شرکت میکنید، اقدامهای وجود دارد که به شما کمک خواهند کرد که زمان حاضران هدر نرود.
گام 1: پیش از جلسه به یک پرسش پاسخ دهید، هزینه واقعی برگزاری جلسه برای سازمان یا کسب و کار چقدر است؟
تکرار جلسهها میتواند بهطور مستقیم بر میزان مولد بودن آنها تاثیر بگذارد. چندبار اتفاق افتاده که در جلسهای حاضر شوید و در چند دقیقه اول موبایلتان را چک کنید و در همین حال تنها دو نفری که واقعا حضورشان در جلسه ضروری بوده با هم گفتگو میکردهاند؟
پیش از ارسال یک دعوتنامه دیگر برای جلسه از خود بپرسید هزینه واقعی این جلسه چقدر است؟ یک راه برای به دست آوردن دیدی نسبت به این موضوع آن است که هزینه جلسه را برای سازمانتان برآورد کنید. در یک مطالعه از زمان تخصیص یافته به جلسهها در شرکتهای بزرگ، Bain & Company دریافت که یک جلسه هفتگی مدیران میانی یک سازمان 15 میلیون دلار در سال هزینه دارد!
برآورد هزینه شما را از ذهنیت رزرو جلسهها به دلیل اینکه “این همان کاری است که انجام میدهید” خارج میکند و واقعاً از شما میپرسد که آیا این ضروری است یا خیر. زمان و تمرکز گران بهاترین منابع ما هستند. با در نظر گرفتن آنچه که واقعاً با یک جلسه از دیگران میگیرید، میتوانید اطمینان بیابید که بیشترین بهره را از آن به دست خواهید آورد.
گام 2: جلسه را برای برگزاری در کمینه زمان برنامهریزی کنید.
پس از آنکه به این نتیجه رسیدید که جلسه ارزش برگزاری دارد، باید صادقانه بگویید احتمالا چقدر زمان نیاز دارید. اگر تنها با بلوکهای جلسههای استاندارد 30 یا 60 دقیقهای پیش بروید، ممکن است زمان زیادی را هدر دهید.
براساس قانون پارکینسون “کارها آنقدر طول میکشند تا تمام زمان اختصاص یافته به خود را صرف کنند.” به بیان دیگر حتی اگر جلسهای را با فرض برخورداری از حاشیه مناسب برای یک ساعت رزرو کنید، آن یکساعت را مصرف خواهید کرد و در عینحال افرادی که با آنها جلسه حداقل یک ساعت و نیماز زمان کار مولد خود را از دست خواهند داد. حتی جلسهای که قرار است بسیار فشرده و در زمانی کوتاه برگزار شود نیز زمان بیشتری از آنچه شما پیشبینی کردهاید نیاز خواهد داشت.
معاون محصول در فیسبوک (Fidji Simo) معتقد است که باید همواره بپرسید که برای یکجلسه چقدر زمان نیاز است. این در حالی است که بسیاری از افراد زمان واقعی مورد نیاز را از خود و دیگران نمیپرسند و به طور پیشفرض ۳۰ یا ۶۰ دقیقه برای جلسهها در نظر میگیرند. همین نگرش باعث میشود که تقویمها همانند پنیر سوئیسی پر از سوراخ باشند!
در عوض او حداقل زمان بلوکهای جلسهها را ۱۰ تا ۱۵ دقیقه تعیین میکرد و فرض را بر این میگذاشت که در صورت نیاز درخواست زمان بیشتر از سوی شرکتکنندگان (مدعوین) مطرح خواهد شد. با تعیین سیاستهایی برای زمان برگزاری جلسهها این امکان را به همکاران تیم خود خواهید داد که تصور روشنی از زمان یا زمانهایی که از کار خود دور خواهند شد به دست آورند و بر همان اساس نیز برنامهریزی کنند. در این شرایط بهجای آنکه تقویم و برنامهتان مانند صحنه جرم به نظر برسد، هر روز را از ساعت ۳ الی ۵ بعد از ظهر برای جلسهها باز خواهید گذاشت یا سهشنبهها را به عنوان روز جلسهها برنامهریزی خواهید کرد.
هدف آن است که اطمینان بیابیم تمامی افراد تصویر روشنی از زمانهایی که باید در جلسهها باشند بیایند و در عینحال در مورد زمانهای انجام کارها نیز برنامهریزی بهتری داشته باشند.
گام 3: دستور جلسه واضح و شفافی را تنظیم و اطلاعرسانی کنید
هنگامیکه تصمیم به برگزاری جلسه گرفتید و زمان آن هماهنگ شد، باید مطمئن شوید که همه چیز به خوبی پیش خواهد رفت. تنها تعیین زمان جلسه و امیدوار بودن به پیشرفت به خودی خود کارها کافی نیست! شما باید جلسه را راهبری و هدایت کنید. اینکار با تعریف دقیق و درک مشترک آنچه میخواهید از جلسه بهدست آورید شروع میشود. اگر هدف واضحی وجود نداشته باشد، هیچکس نمیداند از او چه انتظاری میرود و بهطور طبیعی نتیجه مشترکی هم محقق نخواهد شد! کمی وقت بگذارید، فکر کنید و مسایلی را که قرار است در مورد آنها گفتگو کنید، بررسی نمایید. پس از آن میتوانید دستور جلسهای واضح و شفاف تنظیم و از پیش برای تمامی مدعوین ارسال کنید تا همه آنها زمان داشته باشند که فکر کنند و با ایدهها و نظرات بهنسبت کامل و فکر شده در جلسه حاضر شوند (بهعنوان یک نکته مهم و مزیت پنهان توجه به این موضوع ضروری است که در بسیاری موارد تنها فکر کردن به مسایلی که قرار است در مورد آنها گفتگو کنید شما را به این نتیجه میرساند که به یک جلسه کامل برای حل آن نیازی نیست!).
توجه داشته باشید که ممکن است این تصور وجود داشته باشد حال که افراد را به جلسهای دعوت کردهاید بهتر است تا حد امکان تمامی موارد را پوشش دهید و دستور جلسهای پر و پیمان داشته باشید! احتمالا این ایده مناسبی نخواهد بود. شما باید زمان کافی داشته باشید که در مورد مسایل گفتگو کنید و نه اینکه تنها موارد را مرور کنید! یا جلسه بسیار طولانی شود.
پل اکستل، نویسنده کتاب «جلسههای مهم پیشنهاد میکند به عنوان یک هدف ۲۰ درصد موارد را از دستور جلسه حذف و ۲۰ درصد زمان بیشتری را به هر موضوع اختصاص دهید. همچنین برای هدایت گفتگو در هر مورد زمان تخصیص دهید و فکر کنید. دستور جلسه را مرور کرده و از خود بپرسید:
- چه کسی میتواند گفتگو را عالی شروع کند؟
- چه کسی تحت تأثیر پیامدها قرار خواهد گرفت و باید نظر او را جویا شوید؟
- چه کسی به احتمال زیاد نظر متفاوتی دارد؟
- چه کسانی افراد باتجربهای هستند که ممکن است احساس کنند ما در حال اشتباه یا از دست دادن چیزی هستیم؟
پیامد جانبی و مفید آماده شدن برای جلسه با این رویکرد آن است که بیشتر درگیر خوب بودن جلسه خواهید شد! اگر تمامی این کارها را انجام دهید و جلسه بدی برگزار شود با دردسر ماجه خواهید شد. همین پیامد هزینه ذهنی جلسه را افزایش میدهد و این احتما تقویت میشود که بیشتر مکث و بررسی کنید و با تامل بیشتر به این پرسش پاسخ دهید که آیا برگزاری جلسه و تخصیص زمان به آن واقعا ضروری است و منجر به نتیجه مورد نظر خواهد شد؟ یا خیر؟
گام 4: جلسه را متمرکز راهبری کنید (با اینکار تاثیر بد جلسه را کاهش خواهید داد).
هر یک از ما ممکن است تصور کنیم استفاده از تلفن در آن بخش از چلسه که به ما ارتباطی ندارد، نباید موضوع مهمی تلقی شود. اما به عنوان سازماندهی کننده جلسه، لازم است هنجارها و رفتارهای قابل قبول را برای تمامی اعضای جلسه تبیین کنید. هنگامی که در حین جلسه چند کار را باهم انجام دهیم، تیم نیز از این رفتار پیروی خواهد کرد و همین کار تکرار خواهد شد. این بدان معنی است که اطلاعات از دست خواهد رفت، جلسهها طولانی خواهد شد، چرا که افراد ناچار خواهند شد، گفتههای خود را تکرار کنند و در عین حال کسانی که در حال صحبت هستند، احساس میکنند که ایدهها، گفتهها و صحبتهایشان چندان اهمیت ندارد و این به فرهنگ سازمانی شما آسیب خواهد زد.
در عوض با حضور کامل در جلسه الگو شوید و اهمیت حضور کامل را در عمل به دیگران یادآوری نمایید. از تیم اجازه بگیرید و آگاهانه جلسه را مدیریت کنید. در اکثر تیمها سادهترین قاعده میتواند حذف فناوری در طول جلسه باشد (مگر آنکه به نوعی مرتبط با موضوع باشد). میتوانید از آنچه تحت عنوان «جالباسی دیجیتال – Digital hat rack» نامیده میشود استفاده کنید (راهی برای قطع ارتباط فیزیکی و ذهنی از فناوری، که همیشه بخشی از توجه شما را به خود جلب میکند).
در ابتدا سخت خواهد بود، اما ممنوع کردن حواسپرتی در طول جلسات باعث میشود آنها فوقالعاده متمرکز، جذابتر و مولدتر شوند.
مرحله 5: گام بعدی را مشخص کنید (قرار نیست گام بعدی برگزاری جلسهای دیگر باشد).
اگر کار خود را در تنظیم دستور جلسه و راهبری گفتگوها به درستی انجام داده باشید، همگان درک دقیق و یکسانی از کارهای پس از جلسه به دست خواهند آورد. متاسفانه در بسیاری موارد، اعضای تیم جلسهها را یک هدف یا وظیفه مشخص (به جز انتظار برای جلسه بعدی)، ترک نمیکنند!
اطمینان بیابید که در پایان جلسه زمانی را تخصیص خواهید داد تا دقیقا مرور کنید چه انتظاراتی وجود دارد و چه تصمیمهایی گرفته شدهاست. اینگونه جمعبندی ممکن است تاحدی عجیب بهنظر برسد، اما این اطمینان را بهوجود میآورد که هیچکس در مورد تصمیمها و نقش خود سردرگم نیست.
- ۲ دقیقه برای بیان مجدد رخدادها و تصمیمهای جلسه وقت بگذارید:
- ما در مورد مساله X گفتگو کردیم و در نهایت تصمیم گرفتیم اقدام Y انجام شود.
- A مسوول آماده کردن طراحیها تا پیش از دوشنبه آینده است.
- B باید ساخت یک نمونه اولیه را شروع کند و تا انتهای هفته آینده MVP را ارایه کند.
مطمئن شوید این جمعبندی کاری که خود شما نیز باید انجام دهید را نیز پوشش میدهد، تا تمامی اعضای تیم احساس کنند که مسوول و پاسخگوی وظایف خود در برابر تمامی اعضای تیم هستند.
ثبت گامهای بعدی در یادداشتهای جلسهتان و اشتراکگذاری آن با دیگران میتواند گزینهای عالی باشد.
حفظ ریتم روان جلسههایی که در آن شرکت میکنید
حال اگر بهجای سازماندهی کننده جلسه، شرکت کننده در جلسه باشید، چه نقشی برعهده شماست؟
در فرهنگ بسیاری از سازمانها، ممکن است احساس کنید باورها و شیوههای شما برای برگزاری و راهبری جلسهها، چندان مورد پذیرش قرار نمیگیرد و از آنها پیروی نمیشود. با اینحال شما به عنوان شرکتکننده نیز کماکان این مسوولیت را بر عهده دارید که مطنئت شوید جلسه به خوبی پیش میرود.
گام صفر – پیشگیرانه و فعالانه اقدام کنید و تنها در جلسههای درست و مرتبط شرکت کنید.
هر گاه دعوتی برای شرکت در جلسه دریافت میکنید، نا خودآگاه بر روی پذیرش کلیک نکنید. بله گفتن و پذیرش دعوت به هر جلسهای به معنای زمان کمتر برای کار روی موارد مهم است.
از سوال پرسیدن پیش از پذیرش دعوت به هیچوجه خجالت نکشید. پس از دیدن دستور جلسه نقش و چگونگی کمک به جلسه را مورد پرسش قرار دهید. اگر به این جمعبندی رسیدید که شرکت در جلسه بهترین و موثرترین شیوه برای استفاده از زمان شما نخواهد بود، در مورد عدم ضرورت حضورتان در جلسه توضیح دهید. برای هر کسی در مقام رهبر یا مدیر دشوار خواه بود که از شما بخواهد بهجای انجام کار مولد، در جلسه حاضر شوید و وقت خود را صرف بازی با انگشتهایتان بکنید!
آمادگی و ذهن باز و پذیرا
اگر حضور شما در جلسه ضروری، موثر و با معنا باشد، هر اقدامی که میتوانید برای روانی ریتم آن انجام دهید. تحقیق و بررسی کنید و برای پاسخ به پرسشها آمادگی داشته باشید. در صورت آمادگی برای گفتگو در مورد مسایل، تعامل حضور با دیگران به شما کمک خواهد کرد که راهحلهای نوآورانهای را برای مسایل خلق کنید.
برخی تصاویر به کمک sora.chatgpt.com خلق شدهاند.
منبع: https://plan.io
در صورت تمایل در شبکههای اجتماعی با من همراه باشید.
